Как возобновить учет времени после перерыва

«Вопрос не в том, собьют тебя или нет. Вопрос в том, встанешь ты или нет» (Винс Ломбарди, тренер по американскому футболу)

«Ничего не может быть хуже, чем, когда кто-то сдастся слишком рано, когда осталось лишь одно усилие, способное спасти мир» (Джейн Аддамс, лауреат Нобелевской премии мира 1931)

С момента начала ведения учета  времени в сентябре 2009 года у меня было несколько периодов, когда я забрасывал учет. Теперь жалею: статистики нет! Это были периоды от нескольких недель до нескольких месяцев (самый большой перерыв – с апреля по декабрь 2011). Сейчас я могу только предполагать, насколько моя продуктивность в эти периоды была ниже, а баланс между работой и жизнью был нарушен.

В итоге каждый раз мне удавалось возобновить привычку и вернуться к контролю над временем. Так, в 2013 году из учета выпали только 2 недели, когда я был в отпуске с семьей. В 2014 году мне удалось (наконец-то!) не пропускать учет даже во время отпуска. Я делал на это специальный упор, говоря себе: "заполни хоть что-нибудь, не обязательно слишком подробно и точно, главное, чтобы учет не прерывался".

Для того чтобы успешно возобновить учет времени, давайте рассмотрим основные причины, почему он мог прерваться, и простые планы действий, чтобы его успешно возобновить.

Четыре причины прекращения учета и что с ними делать:

1-ая причина: привычка не сформировалась. Считается, что нужен 21 день, чтобы сформировать новую привычку. Иногда требуется месяц, иногда 6 недель. В общем, первые три недели самые сложные, потом втягиваешься и начинаешь многие вещи делать автоматически, по привычке. Например, три недели назад у нашего супермаркета закрыли один из выходов на парковку, выход, которым я всегда пользовался. Вчера поймал себя на мысли, что третью неделю подряд начинаю идти к закрытому выходу! Сила привычки!

Эффективная система учета времени базируется на трех китах:

1. Учет времени (фиксация, на что расходуется время)
2. Приборная панель управления временем (обновление сводной таблицы, диаграмм)
3. Еженедельный отчет (итоги недели и цели на следующую)

По сути – это три привычки. Максимальный эффект достигается, когда все три привычки сформировались. Поскольку привычек не одна, а три, может потребоваться больше времени.

Что делать: отдайте приоритет освоению этих трех привычек. Решите, что посвятите этому 6 недель, 2 месяца. Отложите на это время любые другие новые привычки.

2-ая причина: новая «всепоглощающая» активность или проект (переезд, новая работа или задача, поступление в ВУЗ, изменения в семье, новое увлечение,…), что-то, что поглощает целиком, не оставляя времени на учет.

На самом деле зря отказываться от учета в пользу новой «всепоглощающей» активности. Как известно, отдых – это смена деятельности. Если ты полностью поглощен какой-то активностью, то мозг устает. Усталость приводит к тому, что ты начинаешь тратить время на непродуктивные вещи, которые вроде как обеспечивают отдых, но на самом деле – нет (ТВ, соц. сети, новостные ленты, сериалы, шоппинг, переедание и т.п.). В итоге твоя энергия и общее продуктивное время сокращаются, и глобально ты в минусе (ты можешь быть успешен в новой активности, но другие сферы жизни страдают). Учет времени позволяет понять, где дисбаланс и продумать шаги по улучшению ситуации.

Что делать: в случае «всепоглощающей» активности, имеет смысл продолжать ежедневно учитывать время, хотя бы в минимальном объеме. 20-25 минут в день можно найти всегда.

3-я причина: твое второе я, которое сопротивляется, и считает, что ежедневная обязанность фиксировать расход времени – это ограничение свободы, излишняя организованность, потеря непосредственности.

В каждом из нас живет творческий непослушный ребенок, у которого нет самоограничений и который, как любой ребенок, пытается манипулировать взрослыми. Здесь важно осознать, что второе я – не враг и нельзя находиться с ним в воинственном состоянии, в состоянии внутреннего конфликта. Завоевать его можно только пойдя на сотрудничество! Прислушайтесь к вашему второму я, постарайтесь убедить его, что оно только выиграет от привычки учитывать время.

Вот три основных возражения второго я и рекомендации как с ними работать:

1. Пессимизм. Второе я приводит доводы, почему у вас не получится, или ставит под вопрос ценность учета времени. Оно может говорить: «Это хорошо, но не для меня. Я слишком умный/глупый/молодой/старый/ занятой/ ...» и находить любое мелочное несоответствие, малюсенькую помеху, чтобы сбить с толку.
   Как с этим работать: верить в свою способность стать лучше, способность получить выгоду от учета времени. При этом несовершенства будут всегда, никто не совершенен. Главное, продолжать движение вперед. Позитивное отношение: «Стакан на половину полон». Утверждение: "Ничто меня не остановит!"
2. Избегание дискомфорта. Второе я всегда пытается избегать неприятных ощущений, дискомфорта, страданий. Оно предлагает тебе более приятные занятия (пойти поесть, посмотреть ТВ, проверить почту или фейсбук, что-нибудь купить,…). Оно находит «более важные» занятия, которыми «надо» заняться прямо сейчас.
   Как с этим работать: принять, что достижения сопровождаются дискомфортом. При этом дискомфорт – это дискомфорт и не более. Не надо преувеличивать его и представлять чем-то невыносимым! Догмат "Я могу добиться этого без дискомфорта" ошибочен! Для достижений следует покидать зону комфорта и принимать дискомфорт. Верьте в то, что сегодняшние действия (причина), приведут к успехам и удовлетворению от результатов (следствие). Учет времени позволит вам успевать больше, и поэтому вы даете ему приоритет!
3. Чувство вины. Второе я может опасаться учета, т.к. учет проливает свет на бесполезные траты времени. Это может вызвать чувство вины перед самим собой, очень деструктивное чувство.
   Как с этим работать: осознать, что чувство вины - это бесполезное чувство. Свое непродуктивное время я называю GFRFA - guilt-free, reward free action. По-русски: действие, свободное от вины и свободное от наград. Я принимаю непродуктивное время и никогда не ругаю себя. Я просто наблюдаю. Наблюдаю сколько GFRFA было на той или иной неделе. И все. Наблюдения достаточно: когда наблюдаешь, чудесным образом происходит сокращение GFRFA.
   Слово грех в древнегреческом оригинале переводится как "промах мимо цели". То есть нет смысла корить и винить себя. Вы просто промахнулись. Это уже в прошлом. Настраивайтесь на достижение своих целей и приобретение хороших привычек!

4-ая причина: система учета времени слишком подробна и отнимает много времени.

На учет времени у меня уходит где-то полчаса в день. 10-15 минут утром и 15-20 минут вечером. То есть 3-3.5 часа в неделю. Это полностью оправдывает себя, так как позволяет мне увеличить свое продуктивное время на 10-20 часов в неделю, сохраняя баланс между работой и жизнью. Если учет занимает один час в день, то это уже семь часов в неделю – достаточно много. Естественным образом возникает вопрос целесообразности.

Как можно упростить систему учета:

1. Учитывать (заполнять) только 1-2 уровня иерархии: категорию и подкатегорию для стратегических областей (в моем случае: работа, личность, семья) и только категорию для остальных областей (тело, финансы, сон, непродуктивное…). Для контроля баланса между работой и жизнью и мониторинга продуктивного времени этого вполне достаточно.
2. Отказаться от непрерывного хронометража (учета каждые 15 минут или после каждого очередного занятия) и от фиксации времени начала и времени конца занятия. Учитывать только длительность, делая это два раза в день (утром и вечером).
   Есть занятия, которые я суммирую в голове (приблизительно), и заношу только раз в день. Например, передвижение в транспорте. При одном и том же маршруте затрачиваемое время обычно одинаково и заранее известно.
   Хронометраж хорошо использовать первые две-три недели, чтобы начать чувствовать время. Чувство времени – это когда без часов понимаешь, сколько времени прошло, сколько времени длилось то или иное занятие. Когда есть чувство времени, длительность занятий можно воспроизвести просто по памяти, без хронометража.
3. Понизить планку в точности учета. Нет смысла переживать, что время на какое-то занятие указано не совсем верно или что вы забыли зафиксировать какую-то активность. В длительном периоде – 4-х месяцев, года – все это сгладится и усреднится. Общая картина окажется верной, что самое главное.

Короче, следуйте принципу KISS (англ. keep it simple stupid - делай проще и примитивней)! 

5 действий для успешного возобновления учета:

1. Мотивация. Еще раз осознать все плюсы учета времени

Для этого можно перечитать 12 аргументов в пользу учета времени.

2. Просмотреть прошлые записи и результаты (если они есть)

Это вдохновляет. Человеческой памяти свойственно забывать. Когда перечитываешь собственные заметки или комментарии, то часто говоришь себе: «Ого! Оказывается, я уже тогда до этих вещей додумался» или «Ого! Отличный вывод, или отличный жизненный урок!»

3. Поставить напоминания и решить, что будет «спусковым крючком»

При выработке новой привычки важно определить, когда в течение дня вы ей займетесь, что будет ее «спусковым крючком». Например, сразу после пробуждения, после молитвы, после чистки зубов, или когда вы сели в метро/электричку/автобус, или когда вы ждете ребенка с занятий. Поставьте себе повторяющееся напоминание в телефоне, попросите других людей напоминать вам.

4. Зарегистрироваться в группе поддержки

При приобретении или возобновлении привычки очень помогает поделиться с кем-то об этом: с близкими людьми, с друзьями, с коллегами, с единомышленниками на специальных площадках или форумах. Можно зарегистрироваться на сайте www.coach.me (в прошлом Lift.do), где сотни тысяч людей ставят себе цели по приобретению новых хороших привычек и достигают их. (Посвящу этому следующую заметку.)

5. Получать удовольствие от процесса

Найдите самый удобный и приятный для вас способ учета времени (смартфон, планшет, ноутбук, специальное приложение). При определении категорий и подкатегорий, на которые тратится время, используйте названия, которые вам доставляют удовольствие и отзываются в вашем сердце.

Введите какое-то поощрение себя за заполнение учета. Например, если вы пьете кофе или едите сладкое, делайте это после заполнения учета времени в качестве вознаграждения. Или, если вы привязаны к фейсбуку, сделайте заход в фейсбук наградой за заполнение учета. Для киноманов, которые ходят в кино каждую неделю, можно взять за правило идти в кино в случае сделанного недельного отчета.

Прервать учет совершенно нормально. Мы люди, а не роботы, жизнь меняется и полна разных обстоятельств. При этом сегодня я глубоко убежден, что в случае прекращения (по любой причине), надо постараться вернуться к учету и чем быстрее, тем лучше. Это того стоит!

Секрет успешной недели

«Глупо строить планы на всю жизнь, не будучи господином даже завтрашнего дня». Сенека

Бывало ли у вас такое: прошла целая неделя, и вы вдруг вспоминаете, что хотели заняться чем-то интересным или важным, но так и не занялись, так как были заняты или просто не вспомнили? У меня бывало. И бывает! Но сейчас реже.  Благодаря простой системе постановки задач на неделю и отслеживания результатов. Системе, которую я позаимствовал из бизнеса, и распространил на все сферы своей жизни. Системе, которая опирается на учет времени и данные приборной панели управления временем.

В чем польза еженедельного планирования жизни?

1. Удовлетворение от того, что успел все, или почти все, что хотел. Что за неделю успел сделать больше важных дел, чем когда-то успевал за две!
2. Чувство контроля над обстоятельствами, что ничто важное не забыто.
3. Охват всех сфер жизни и нахождение баланса между работой и жизнью.
4. Осознанный выбор: в случае большого количества задач ты осознанно решаешь, на чем сфокусироваться.
   Если не сформулировать приоритетные задачи на неделю, в ситуации большого количества дел и желаний, решать за тебя будет твое подсознание, твое "второе я", а не ты. Считается, что мозг может удержать в сознании пять тем. Если появляется шестая, то подсознание само решит, на каких пяти темах из шести сфокусировать усилия.
5. Связь с глобальными устремлениями. Ты не теряешь надолго из виду свои глобальные устремления / цели (годовые, долгосрочные), тем самым обеспечивая себе последовательное продвижение вперед.

Как поставить задачи на неделю, чтобы успеть больше?

Когда планируешь дела на неделю, то появляется много дел, которыми хочется или требуется заняться. Если запланировать очень много, то по окончании недели можно испытать разочарование от того, что многое не сделал, и надо переносить дела. Бывают дела, которые переносятся из одной недели в другую на протяжении долгого времени! Это совершенно нормально, такова природа человека. Но с этим можно справляться. Как поставить задачи на неделю, чтобы успеть все или почти все?

1. Охватить все важные стороны жизни. Для этого выделить все важные для вас категории: семья, работа, друзья, деньги, здоровье, личностный рост, сон... Главное, постарайтесь, чтобы категорий было максимум 8-10. При большем количестве произойдет размывание фокуса, важность каждой категории упадет. Ваш список категорий – это не что-то зафиксированное навечно, поэтому не переживайте! Нет правильных и неправильных категорий. Каждый человек уникален, и у каждого человека категории могут быть свои. При чем на разном этапе жизни – разные.
2. Для каждой стороны жизни (категории) запланировать одну, максимум четыре задачи. Лучше ограничиться двумя-тремя. Желательно, чтобы задачи были сформулированы по подкатегориям, которые имеют значение для вас (для семьи это может быть «дом» или «поддержка»). В моем случае я использую те же категории и подкатегории, что и для учета времени. Это позволяет напрямую связать учет времени с целями и задачами.
3. Использовать большой размер шрифта! (в случае MS PowerPoint не меньше 14го). С одной стороны, это позволит быстро считать с листа информацию, особенно в случае если вы захотите обратиться к задачам на неделе (что крайне полезно!), с другой стороны это ограничит вас, так как при использовании большого размера шрифта место на листе быстро закончится!
4. Обязательно уместить все ваши недельные планы на один лист (лучше горизонтальный, т.к. его удобно уместить на экран компьютера или планшета и можно прописать категорию, подкатегорию, задачу и статус выполнения). Это, я считаю, самое главное. Если "хотелок" очень много, и они не умещаются на один лист, то вы точно что-нибудь не успеете за неделю. Я проверял это на практике много раз. Даже когда задачи умещаются на 1 лист, 2-3 из них останутся не выполненными и перейдут на следующую неделю. (Если у меня по итогам недели только 2-3 невыполненные задачи, я считаю это за отличный результат!)

В итоге на неделю у меня обычно в списке 15-16 приоритетных задач (столько помещается на слайд Power Point). Некоторые из них регулярные, т.е. мне важно их делать каждую неделю. Например, вести учет времени J. Другие – уникальные для конкретной недели… Хотя сейчас я понимаю, что планировать 12-14 задач на неделю было бы более правильным: еще больше шансов успеть все!

Как быстро подвести итоги недели?

На самом деле подведение итогов – это то, с чего начинается планирование. Перед тем как запланировать задачи на новую неделю, сначала быстро подводим итоги прошлой недели.

В списке задач на неделю у меня есть специальная колонка, где, по итогам недели, я напротив каждой задачи ставлю зеленую/желтую/красную рожицу, в зависимости от того, каков результат (см. иллюстрацию к статье). Зеленая рожица – задача выполнена. Красная – нет. Желтая – частично. Чем больше зеленых рожиц - тем больше удовлетворения от прошедшей недели! Используйте то, что вам нравится: смайлики, оценки по пятибальной системе как в школе, плюсики, галочки, и пр. Главное, вы обратились мыслительным взором к прошедшей неделе и подвели итоги.

Бывает, в списке задач прошлой недели у меня появляются новые строчки – задачи, которые не стояли, но появились в течение недели и были выполнены. Стоит потратить немного времени и вспомнить такие задачи! Это приятно!

Также, на основе учета времени, я проставляю фактический процентный вес каждой из стратегических категорий. За 100% беру сумму Личность-Семья-Работа. Я стремлюсь, чтобы  Работа не превышала 50% (оптимально 45-50%), Личность была на уровне 25%, Семья, не менее 20%. Выделяю зеленым цветом, если удалось попасть в нужный процент, если нет - красным. 

Сколько времени на это требуется?

Обычно подведение итогов недели и планирование задач на следующую занимает около 30 минут. Еще около 30 минут уходит на «приборную панель управления временем» (еженедельное обновление графиков расходов времени на разные сферы жизни). Собственно, сначала обновление графиков приборной панели, затем подведение итогов и планирование следующей недели.

Скачать шаблон Power Point для постановки задач на неделю и подведения итогов недели можно здесь (Раздел "Скачать" Успеваем Больше).

Таким образом, получается взаимосвязанная система, которая базируется на трех китах: учет времени, приборная панель управления временем и еженедельное планирование.

Следующую заметку я собираюсь посвятить первому "киту", а именно тому, как возобновить привычку учитывать время после перерыва.


Статьи по теме: Почему неделю лучше начинать в воскресенье?