 |
| "Вопрос-Ответ" (Александра Данковская) |
«Время бесценно. Хорошенько подумай, на что ты его тратишь.» (Джордж Бернард Шоу)
В первые недели учета и разработки приборной панели управления временем много вопросов возникает в сфере присвоения категорий/подкатегорий тому
или иному занятию. Поэтому здесь я постарался собрать самые часто возникающие,
самые «времяёмкие» вопросы. Благодарю друзей, которые поделились своими
вопросами для заметки!
1. Какие подкатегории использовать в работе? Как извлечь большую пользу от учета рабочего времени?
На работе мы
проводим примерно половину своей активной жизни, и с эффективной категоризацией рабочих дел
обычно возникает больше всего трудностей.
Долгое время я
использовал подкатегории на основе функций менеджера (Планирование, Делегирование,
Наставничество и Ведение, Контроль), дополненные такими
подкатегориями как «Работа с цифрами», «Работа над презентациями» и «Общение»
(в основном неформальное, которое нельзя отнести ни к какой другой подкатегории).
Это определялось моим стремлением уменьшить время на работу с цифрами и
увеличить время на работу с людьми, делегирование и наставничество.
При этом цели и
проекты, над которыми велась работа, попадали в поле «Занятие». Минусом такого
подхода оказалась недостаточная информативность и нехватка фокуса на цели и
задачи. Поэтому с начала года я поменял категоризацию. Пришлось также обновить
записи двух прошлых лет, но этого того стоило! Все очень просто: теперь я
использую категории в соответствии со своими KPI на работе, KPI, которые
определены в рамках полугодовых собеседований с руководством (обычное
количество KPI – от четырех до шести). Теперь я могу сопоставить процент
времени, который я выделяю на KPI, c весом
KPI, и вносить соответствующие корректировки. Из прошлых подкатегорий
остались «Общение» и отчасти «Планирование», которое я переименовал в «Управление задачами». Управление задачами – это работа со списками дел,
обработка новых задач, каскадирование, обновление статусов, контроль выполнения.
Как говорят французы: «Человек, который много планирует, быстро реагирует!»
Наконец я
добавил колонку «Проект», сразу после «Подкатегории», и заполняю ее для больших
проектов. Это позволяет сравнивать схожие проекты между собой и работать над тем,
чтобы с каждым новым похожим проектом время на него сокращалось («эффект
опыта»).
2. Куда отнести здоровье, лечение, спорт, фитнес? Это одна категория или разные?
В своей системе
для здоровья я выделяю две разные категории: «Тело» (категория) и «Спорт»
(подкатегория в категории «Личность», входит в «продуктивное» время). Смысл разделения в
том, что время на тело – это время необходимое для жизнеобеспечения, а время на
спорт – это время на то, что заряжает энергией, укрепляет здоровье и продлевает
жизнь. Таким образом, увеличение времени на спорт (фитнес, йогу), уменьшает
время на тело (болезни, лечение).
В рамках
категории «Тело» я выделяю следующие подкатегории:
- Питание
- Гигиена (чистка зубов, душ и т.п.)
- Внешний вид (время одеться, причесаться)
- Забота (походы к врачу, лечение, прием лекарств)
«Тело — домик, Богом данный,
его нужно ремонтировать» (святая Матрона Московская).
В процессе учета времени
на «Тело» для быстроты я обычно не фиксирую занятие, а только подкатегорию (Питание, Гигиена,...), и использую функцию "копировать/вставить", так как многие действия повторяются каждый день.
Спорт (йога,
фитнес) – это Личность. Да, в результате - красивое тело, здоровье, долголетие.
При этом спорт – это занятие и для тела, и для души: приходится добиваться
новых результатов, прогресса, развития. Спорт повышает энергичность в организме
и позволяет успевать больше (подробнее про категорию Личность и подкатегорию Спорт в заметке
«Контроль личного времени»).
3. Как учитывать отдых? С семьей, с друзьями, с коллегами, с самим собой?
У меня умышленно нет
категории и подкатегории «Отдых». Все время делится на продуктивное, либо непродуктивное.
Например, ТВ, компьютерные игры – это «Непродуктивное время» (попадают в
соответствующую категорию). Здесь то, что отдыхом не является.
Отдых – это
смена деятельности. Общение с друзьями – попадает в категорию Друзья, плавание
в бассейне – Личность/Спорт, поход в ресторан – Семья/Общение и Тело/Питание, прогулка с
детьми – Семья/ГСИ («Гулять-Спорт-Играть»), лежать на пляже – Личность/Развитие
(если это медитация или чтение), сходить на выставку – Личность/Развитие.
И, конечно же,
самый главный отдых – это сон. То, что позволяет восстановиться физически,
эмоционально и духовно. Сон - отдельная категория для учета.
4. Какие категории для работы по дому, стирки, мытья посуды, приготовления еды?
Для меня все
это попадает в категорию «Семья». При этом в категории «Семья» я выделяю
несколько подкатегорий:
- Забота. Это закупки продуктов, мытье посуды, разбудить детей утром, приготовить еду и т.п. Считаю, что даже если ты готовишь еду, стираешь или гладишь одежду только для себя, это все равно забота о семье, т.к. ты освобождаешь членов своей семьи от необходимости это делать за тебя.
- Дом. Недавно ввел это название (раньше было «Порядок»). Здесь все, что связано с улучшением жилищных условий, ремонт, наведение порядка, вынос мусора, работа по дому и т.д.
- Ведение (это занятия с детьми, уроки и т.п.)
- Чтение с детьми
- ГСИ («Гулять-Спорт-Играть» – активности)
- Общение
5. Обед на работе – какая это категория/подкатегория?
Есть
отрезки времени, которые могут попадать у меня в две категории, т.е.
один час превращается в два и в моих сутках оказывается больше 24 часов! Сюда
относится и обед на работе. С одной стороны, это категория Тело/Питание, с
другой – Работа/Общение. Общаясь с коллегами за обедом или чашкой чая,
мы делаем очень важное дело – узнаем новости, делимся информацией и
мнениями, осознаем, что мы не просто
рабочие функции, а личности с разнообразными интересами!
Ответы, которые я здесь привел – это не истина в последней инстанции, а только мой личный опыт.
Убежден, что идеальная система (дерево) категорий и подкатегорий – это та,
которую человек сделал на основе собственных интересов, желаний, устремлений и опыта.
Удачи вам в познании себя!
