Используем чек-листы в повседневной жизни

Чек-листы. Что может быть скучнее?

Однако месяц назад я пришел к мысли, что чек-листы - это реально круто! Помогло мне в этом знакомство с книгой Атула Гаванде "Чек-лист: Как избежать глупых ошибок, ведущих к фатальным последствиям."

Целая книга про чек-листы! Чек-листы повсюду: в аэропортах, больницах, лабораториях, ресторанах. Простые и эффективные инструменты.

Вдохновившись, я решил использовать чек-листы для распределения домашних обязанностей. Дочки идею поддержали, и вот уже месяц мы моем посуду по графику. Иногда бывают пропуски, но в целом "полет нормальный".

Таким образом, первый плюс:

Чек-лист поможет установить мир по поводу того, чья очередь мыть посуду!

У нас в доме никто не любит мыть посуду. В прошлом решить, чья очередь мыть посуду, было крайне тяжело. Вопрос был источником ссор и конфликтов. Теперь же мы каждый день смотрим в чек-лист, ответственный моет посуду и ставит себе плюсик. Если раз в два-три месяца добавлять в чек-лист новую домашнюю обязанность, то что же это будет через год-другой?!

Еще одна область распространенного использования чек-листов:

Чек-лист поможет быстрее и качественнее справиться с покупками

Чек-лист поможет купить только то, что действительно нужно и избежать соблазнов. Думаю, список покупок есть у большинства семейных людей, делающих регулярные покупки. Это может быть листочек бумаги, но покупки надо прописывать каждый раз, а это требует времени. Мой список в электронном виде в смартфоне. Он содержит полный перечень продуктов, которые я регулярно покупаю, и перед тем как отправиться в магазин я отмечаю те, которые надо купить в этот раз. Продукты в списке отсортированы по отделам магазина в порядке их прохождения. Это позволяет сэкономить время.

Теперь про поездки.

Чек-лист поможет быстрее собраться в командировку, отпуск, поездку

И избежать досадных ситуаций, когда забыта какая-то нужная вещь или документ.

Эта привычка формировалась еще в детстве во времена сборов в пионерские лагеря! Спасибо маме! Составлялся список всех вещей, и процесс сбора шел в соответствии со списком. Теперь, благодаря компьютеру, у меня есть несколько вариаций списка для командировок в зависимости от количества дней поездки и времени года. Задача – взять только необходимое, не больше и не меньше! Все списки я храню в Evernote.

И, наконец, о дисциплине во время лечения.

Чек-лист поможет качественно следовать назначенному курсу лечения

Это значит вовремя принять таблетку, витамины, сделать процедуру, записаться или сходить на прием к врачу. Если курс лечения на месяц, то можно сделать соответствующий график и отмечать каждый шаг на пути к выздоровлению. Месяц пролетит очень быстро!

Теперь важный вопрос:

Где и как разместить домашние чек-листы?

Ответ очевиден - на видном месте. А конкретней?

Как у типичного представителя «офисного планктона» идея у меня была только одна: купить магнитную доску, разместить ее на видном месте и чек-листы крепить на нее магнитами. Супруга конечно оказалась против офисных элементов в домашнем интерьере. И здесь я благодарен старшей дочери: она мгновенно нашла простое решение – холодильник! И магниты уже тут!

Мы только в начале пути использования чек-листов в повседневной жизни. Высший пилотаж и прекрасные примеры я нашел в блоге Home Life Organisation: Как составить свое ежедневное и еженедельное расписание уборки - прекрасная статья с образцами чек-листов и рекомендациями. Всем мамам и папам на заметку!

10 идей как делать несколько дел одновременно

«…теперь эта привычка — начинать работу по музыкальному сигналу — стала моей второй натурой» (Эрин Доланд. Упрости себе жизнь)

Я сторонник фокусироваться на одном деле в один момент времени, это гораздо продуктивней, чем мультизадачность. Более подробно о фокусировке на одном деле в течение промежутков времени по 25 минут в заметке Техника Помидора.

При этом есть занятия, которые с моей точки зрения прекрасно комбинируются.

Здесь я попробовал перечислить простые способы комбинирования активностей, которые известны и вам. На самом деле, мы все можем делать несколько дел одновременно!

1) Поездка в машине

Если ваш маршрут не представляет трудностей и особо не меняется, то поездка за рулем – это отличная возможность слушать аудиокниги или полезные радиостанции (например, радио «Вера»). Это также возможность изучать иностранный язык. Есть отличные аудиокурсы, например, метод Пимслера, который позволяет легко овладеть основами нового языка всего за 30 минут в день. Также есть сотни интернет-радиостанций на иностранных языках, которые можно слушать, используя мобильный интернет и приложение Tunein Radio).

2) Поездка в общественном транспорте

Время в общественном транспорте – это прекрасная возможность, чтобы читать полезные книги, вести дневник, учитывать свое время, просматривать задачи на день, учиться, переписываться, наводить порядок в своих файлах и заметках (на телефоне или планшете), отвечать на электронную почту.

3) Прогулка

Время прогулки – это полезное время для вашего организма (возможность подышать свежим воздухом, пройтись) и это время для общения, если вы идете гулять с кем-то из близких или друзей. Гуляйте в компании!

4) Уборка

Уборку хорошо делать под энергичную музыку. Можно даже иметь специальную подборку из музыки специально для этого случая. Со временем сформируется рефлекс, и благодаря любимой музыке браться за уборку станет очень легко (более подробно об этом у Эрин Доланд в книге «Упрости себе жизнь»). Также можно слушать аудиокниги и подкасты, общаться или петь.

5) Ходьба (до метро, остановки, работы...)   

Ходьбу можно совместить с кистевым эспандером (две-три недели, чтобы это стало привычкой, и, выйдя из дома, вам будет его не хватать!), прослушиванием аудиокниг или аудио-курсов, звонками по телефону.

6) Обеденное время

Обед – это возможность неформального общения с коллегами, возможность для встречи с друзьями и знакомыми. Также, время обеда – это отличная возможность для новых знакомств (книга "Никогда не ешьте в одиночку и другие правила нетворкинга" Кейта Феррацци и Тала Рэза как раз об этом).

7) Пляж

Время на пляже можно совместить с медитацией и наблюдением за своими мыслями и дыханием, и конечно можно общаться, читать, делать записи, учиться новому.

8) Бег, велосипед, ролики, плавание,…

Помимо того, что бег и ролики хорошо совмещаются с компанией, во время многих видов спорта можно слушать энергичную музыку (даже во время плавания, благодаря специальным водонепроницаемым MP3-плеерам).

9) Ожидание в очереди или когда кто-то опаздывает к вам на встречу

Ожидание сопоставимо с поездкой в общественном транспорте: подходят все виды активностей. На случай внепланового ожидания хорошо иметь список дел, которыми вы хотели заняться, и на которые не могли найти время.

10) Прием ванны

Прием ванны отлично сочетается с медитацией, прослушиванием обучающего аудио-курса, чтением книги или учебника.

Во время учета времени я фиксирую такие случаи как "двойное" время, т.е. делаю две записи. Например:

Передвижение              0:30

Развитие (аудиокнига) 0:25

или

Спорт (ходьба, эспандер)          0:30

Язык (аудиокурс)                        0:30

Таким образом, в сутках получается больше 24 часов!

«Двойной» учет – это мотивация хотя бы раз в неделю задуматься, а что еще я могу совместить, и какую привычку для этого следует развить.

Теперь вопрос к вам: а какие активности совмещаете вы?

ТОП5 вопросов при определении категорий учета времени

"Вопрос-Ответ" (Александра Данковская)

«Время бесценно. Хорошенько подумай, на что ты его тратишь.» (Джордж Бернард Шоу)

В первые недели учета и разработки приборной панели управления временем много вопросов возникает в сфере присвоения категорий/подкатегорий тому или иному занятию. Поэтому здесь я постарался собрать самые часто возникающие, самые «времяёмкие»  вопросы. Благодарю друзей, которые поделились своими вопросами для заметки! 

1. Какие подкатегории использовать в работе? Как извлечь большую пользу от учета рабочего времени?

На работе мы проводим примерно половину своей активной жизни, и с эффективной категоризацией рабочих дел обычно возникает больше всего трудностей.

Долгое время я использовал подкатегории на основе функций менеджера (Планирование, Делегирование, Наставничество и Ведение,  Контроль), дополненные такими подкатегориями как «Работа с цифрами», «Работа над презентациями» и «Общение» (в основном неформальное, которое нельзя отнести ни к какой другой подкатегории). Это определялось моим стремлением уменьшить время на работу с цифрами и увеличить время на работу с людьми, делегирование и наставничество.

При этом цели и проекты, над которыми велась работа, попадали в поле «Занятие». Минусом такого подхода оказалась недостаточная информативность и нехватка фокуса на цели и задачи. Поэтому с начала года я поменял категоризацию. Пришлось также обновить записи двух прошлых лет, но этого того стоило! Все очень просто: теперь я использую категории в соответствии со своими KPI на работе, KPI, которые определены в рамках полугодовых собеседований с руководством (обычное количество KPI – от четырех до шести). Теперь я могу сопоставить процент времени, который я выделяю на KPI, c весом  KPI, и вносить соответствующие корректировки. Из прошлых подкатегорий остались «Общение» и отчасти «Планирование», которое я переименовал в «Управление задачами». Управление задачами – это работа со списками дел, обработка новых задач, каскадирование, обновление статусов, контроль выполнения. Как говорят французы: «Человек, который много планирует, быстро реагирует!»

Наконец я добавил колонку «Проект», сразу после «Подкатегории», и заполняю ее для больших проектов. Это позволяет сравнивать схожие проекты между собой и работать над тем, чтобы с каждым новым похожим проектом время на него сокращалось («эффект опыта»).

2. Куда отнести здоровье, лечение, спорт, фитнес? Это одна категория или разные?

В своей системе для здоровья я выделяю две разные категории: «Тело» (категория) и «Спорт» (подкатегория в категории «Личность», входит в «продуктивное» время). Смысл разделения в том, что время на тело – это время необходимое для жизнеобеспечения, а время на спорт – это время на то, что заряжает энергией, укрепляет здоровье и продлевает жизнь. Таким образом, увеличение времени на спорт (фитнес, йогу), уменьшает время на тело (болезни, лечение).

В рамках категории «Тело» я выделяю следующие подкатегории:

• Питание
• Гигиена (чистка зубов, душ и т.п.)
• Внешний вид (время одеться, причесаться)
• Забота (походы к врачу, лечение, прием лекарств)

«Тело — домик, Богом данный, его нужно ремонтировать» (святая Матрона Московская).

В процессе учета времени на «Тело» для быстроты я обычно не фиксирую занятие, а только подкатегорию (Питание, Гигиена,...), и использую функцию "копировать/вставить", так как многие действия повторяются каждый день.

Спорт (йога, фитнес) – это Личность. Да, в результате - красивое тело, здоровье, долголетие. При этом спорт – это занятие и для тела, и для души: приходится добиваться новых результатов, прогресса, развития. Спорт повышает энергичность в организме и позволяет успевать больше (подробнее про категорию Личность и подкатегорию Спорт в заметке «Контроль личного времени»).

3. Как учитывать отдых? С семьей, с друзьями, с коллегами, с самим собой?

У меня умышленно нет категории и подкатегории «Отдых». Все время делится на продуктивное, либо непродуктивное. Например, ТВ, компьютерные игры – это «Непродуктивное время» (попадают в соответствующую категорию). Здесь то, что отдыхом не является.

Отдых – это смена деятельности. Общение с друзьями – попадает в категорию Друзья, плавание в бассейне – Личность/Спорт, поход в ресторан – Семья/Общение и Тело/Питание, прогулка с детьми – Семья/ГСИ («Гулять-Спорт-Играть»), лежать на пляже – Личность/Развитие (если это медитация или чтение), сходить на выставку – Личность/Развитие.

И, конечно же, самый главный отдых – это сон. То, что позволяет восстановиться физически, эмоционально и духовно. Сон - отдельная категория для учета. 

4. Какие категории для работы по дому, стирки, мытья посуды, приготовления еды?

Для меня все это попадает в категорию «Семья». При этом в категории «Семья» я выделяю несколько подкатегорий:

• Забота. Это закупки продуктов, мытье посуды, разбудить детей утром, приготовить еду и т.п. Считаю, что даже если ты готовишь еду, стираешь или гладишь одежду только для себя, это все равно забота о семье, т.к. ты освобождаешь членов своей семьи от необходимости это делать за тебя.
• Дом. Недавно ввел это название (раньше было «Порядок»). Здесь все, что связано с улучшением жилищных условий, ремонт, наведение порядка, вынос мусора, работа по дому и т.д.
• Ведение (это занятия с детьми, уроки и т.п.)
• Чтение с детьми
• ГСИ («Гулять-Спорт-Играть» – активности)
• Общение

5. Обед на работе – какая это категория/подкатегория?

Есть отрезки времени, которые могут попадать у меня в две категории, т.е. один час превращается в два и в моих сутках оказывается больше 24 часов! Сюда относится и обед на работе. С одной стороны, это категория Тело/Питание, с другой – Работа/Общение. Общаясь с коллегами за обедом или чашкой чая, мы делаем очень важное дело – узнаем новости, делимся информацией и мнениями, осознаем, что мы не просто рабочие функции, а личности с разнообразными интересами!

Ответы, которые я здесь привел – это не истина в последней инстанции, а только мой личный опыт. Убежден, что идеальная система (дерево) категорий и подкатегорий – это та, которую человек сделал на основе собственных интересов, желаний, устремлений и опыта. Удачи вам в познании себя!