Удивительные секреты продуктивности. На основе трех лет хронометража

                           Матрица продуктивности

«Отдых – смена деятельности»

«Люди со множеством интересов живут не только дольше, но и счастливее». Джордж Мэттью Аллен (People with many interests live, not only longest, but happiest. George Matthew Allen)

Что эффективнее, разнообразие задач или концентрация на ограниченном списке дел?

Чтобы ответить на этот вопрос я распределил все недели за период 2014-2016 по четырем квадрантам (см. иллюстрацию выше). Каждая неделя за три года получила номер: 1, 2, 3 или 4 исходя из двух параметров:

1. Продуктивность - сумма продуктивного времени за неделю. Выше или ниже средней за год (средний уровень – около 85 часов в неделю)
2. Многозадачность – количество записей в журнале учета времени за неделю (брал записи только продуктивных задач). Выше или ниже среднегодового уровня (средний уровень – около 170 записей в неделю)

Группа 1 «Упадок сил» - неделя с низкой вовлеченностью в дела, это может быть неделя в отпуске, неделя на фоне накопившейся усталости, может быть просто неделя с отсутствием драйва в делах. Продуктивность не дотягивает до средней, количество дел небольшое.

Группа 2 «Рассеянность, расфокусированность» - неделя, когда фокусов внимания много, сложно находиться «в потоке», сложно концентрироваться на каждой задаче. На переключение с одной задачи на другую уходит время. В состоянии рассеянности мы беремся за все подряд, суетимся. Часто это результат отсутствия четких приоритетов.

Группа 3 «Концентрация» - неделя, с ограниченным количеством дел и полным погружением в эти дела (например, сдача важного и срочного проекта). Мы полностью поглощены каким-то одним важным делом, есть ясный приоритет, другие дела и задачи при этом часто откладываются.

Группа 4 «Диверсификация» - осознанное разнообразие, регулярная смена деятельности, следование приоритетам, высокая продуктивность. Это многозадачность, при которой в каждую единицу времени мы сфокусированы на каком-то одном деле. Мы четко знаем на чем и в какой момент времени фокусироваться. Своевременно переключаемся с одного дела на другое в течение дня / недели.

К каким результатам я пришел?

Так как распределение недель на квадранты опиралось на среднее значение продуктивности, то соотношение между группами в нижней части (1-2) и группами в верхней части (3-4) получилось примерно 50 на 50. Более интересным оказалось соотношение между группой 3 и группой 4:

30:70 – 30% продуктивных недель – это концентрация (3) и 70% продуктивных недель – это диверсификация (4).

Что удивительно, пропорция сохранялась от года к году:

2014 – 30:70

2015 – 30:70

2016 – 29:71

Из чего я делаю первое предположение: разнообразие дел, диверсификация, мультизадачность – более эффективная стратегия. При этом скатывание из группы 4 в группу 2 происходит редко: процент недель, которые попадают за год в группу 2 (расфокусированность) достаточно низкий. Скорее скатывание происходит из группы 3 в группу 1: когда слишком много напряженной, но однообразной работы приводит к усталости и опустошению. Если проект с высокой вовлеченностью резко заканчивается, после него приходит пустота: сложно сразу взяться за что-то другое. Таким образом, работая в режиме «Концентрация», надо пытаться менять виды деятельности, разбавлять главный проект небольшими задачками из других областей жизни хотя бы на 5-10 минут, искать возможности перейти из группы 3 в группу 4, но без ущерба для главного приоритета.

Те же выводы, например, при изучении иностранного языка: важно чередовать виды деятельности: лексика, грамматика, чтение, аудирование, диалоги,…

Высокая продуктивность некоторых руководителей и предпринимателей объясняется готовностью параллельно вести множество направлений, проектов, бизнесов. Например, старший вице-председатель группы Fast Retailing Co (бренд Uniclo) Дайсуке Цукагоси сообщает, что его календарь разделен на слоты по 15 минут, и каждые 15 минут к нему на встречу приходит новый сотрудник (порядка 200 встреч в месяц по разным темам и проектам). Решения принимаются быстро: "да" / "нет" / "доработать". Сотрудников обучают четко и понятно излагать свои проекты, в идеале, на одной странице.

Следующий вопрос, который меня интересовал: есть ли элемент сезонности в распределении недель по квадрантам?

Для этого я решил выделить самые длинные цепочки (последовательности) продуктивных недель (недель, попадающих в группы 3 и 4).

Самые длинные «страйки» выделил оранжевым:

Налицо две продуктивные волны в году:

• Начало года, сразу после январских праздников. В это время чувствуется подъем сил, день становится длиннее, мотивируют новые годовые цели, на работе часто несколько значимых проектов
• Конец весны и лето. Школьные заботы позади, майские праздники дали новый заряд бодрости, солнце заряжает позитивом и энергией, много свежих фруктов и овощей

Самый длинный «страйк» - 17 недель был в 2014 году – треть года! В этот период было много важных и интересных задач и проектов на работе и дома, были успехи в спорте, были поездки, встречи с друзьями и родственниками, забота о здоровье, служение, организация пространства и т.д. Есть на что равняться! 

Выводы:

Не надо бояться разнообразия дел, мы в состоянии успеть гораздо больше, чем кажется на первый взгляд. Особенное в периоды подъема.

Требуется «подпитка» в марте-апреле, чтобы дотянуть до майских праздников, и в ноябре-декабре, когда день укорачивается, мало солнца и не хватает витаминов. Достаточный сон, минеральная вода, фрукты, овощи в этот период особенно важны!

Что же теперь со всем этим делать, как держать руку на пульсе собственной эффективности?

Я решил в течение 2017 года провести эксперимент: фокусироваться на достижении более длинного «страйка» – последовательности из цепочки продуктивных недель (группа 3 и 4). Цель – побить рекорд 2014 года! При этом буду стараться диверсифицировать дела внутри недели, чтобы был больший вес недель группы 4. Можно ли довести соотношение концентрации (3) к диверсификации (4) до 20:80? Увидим!

Для того чтобы «держать руку на пульсе», усовершенствовал свой файлик учета времени – теперь после каждого дня вижу «Тренд недели»: 1, 2, 3 или 4.

Для этого распределил плановые показатели продуктивного времени и количества записей по дням недели в пропорции 15-12-13 (15% - будний день, 12% - суббота, 13% - воскресенье). Почему именно эта пропорция объяснил в заметке Удивительная константа.

Как видно на примере, на текущей (отпускной) неделе пока немного не дотягиваю до планового продуктивного времени (я в группе 1, продуктивное время 98% плана). Есть возможность напрячься и до конца недели перевести неделю из категории 1 в категорию 3. А вот до категории 4 уже далеко – отставание 24%, неделя получилась с концентрацией на ограниченном количестве дел (Отпускные задачи и Блог!).

А как вы относитесь к многозадачности? Как поддерживаете продуктивность на высоком уровне?

Справочник? Элементарно!

"Мир полон очевидных вещей, которых никто не замечает" (Шерлок Холмс, сериал "Элементарно")

Ситуация: на собрании неожиданно встает вопрос о том, что было год назад (полгода назад) с таким-то таким показателем. Все начинают гадать, вспоминать, но достоверность "плюс-минус полкилометра". Да, можно залезть в ноутбук, открыть почту, отыскать старый отчет. При этом все 15 участников будут смотреть на тебя в 30 глаз и ждать. А тут еще и с первого раза отчет не находится, ноутбук зависает, пропало подключение к корпоративной сети... В общем, фиаско.

Решение, про которое я здесь пишу, простое, и лежит оно на поверхности.  Но, как ни странно, очень мало, кто им пользуется. Особенно в нашу цифровую эпоху. Да я и сам только недавно взял его на вооружение. Вдохновился принципом «коллекций», который используется в Bullet Journal (система планирования дел), а пример взял со «старших товарищей» - опытных директоров, с которыми посчастливилось работать.

Речь идет про простую файловую папку, либо папку с кольцами:

 

Главное в ее использовании - две вещи:

1. Все добавляемые в папку листы с информацией следует предварительно нумеровать (от руки внизу пишем – 1, 2, 3,… и т.д. по мере добавления новых документов).
2. Первый лист в папке – это пустой лист «Содержание», куда от руки вписываем названия и номера страниц добавленных отчетов, справок, бортовых таблиц, приложений.

Такой справочник с пронумерованными страницами и содержанием может иметь массу областей применения:

Для управленцев и бизнесменов – подборка ежедневных, еженедельных, ежемесячных отчетов (бортовые таблицы, отчеты с данными, KPI-показатели). То, что может понадобиться в повседневной работе. Здесь вся нужная информация под рукой и легко находима. По мере выхода новых отчетов старые отчеты заменяем на новые. Новые не забываем нумеровать. Сам номер сохраняем прежний, чтобы соответствовать содержанию.

Для учителей – расписания уроков, успеваемость учеников по классам, даты каникул, учебный план, справочная информация о стоимости питания, кружках дополнительного образования, требования к олимпиадам.

Для тренеров – списки групп, справочные нормативы (на тот или иной разряд), расписания, результаты учеников, календарь соревнований, требования к допуску к соревнованиям, чек-листы оплат занятий.

Для студентов – распечатки и раздатки по предмету, которые понадобятся перед тестом / зачетом / экзаменом.

Для продавцов-консультантов – информация о продукции, сравнения с конкурентами, действующая в этом месяце система мотивации, сроки поступления товаров на склад.

Для риэлторов – актуальная информация по объектам, по проектам в работе, справочники цен, районные новости, планы развития территорий, метро, памятки и чек-листы.

Главный плюс – в бумажной папке мы находим нужную информацию быстрее, чем в компьютере или планшете.

Дополнительные плюсы:

• Отделение важной информации от информационного шума. По мере работы с папкой-справочником мы отмечаем, какая информация используется, а какая ни разу не пригодилась. Сделав ревизию, избавляемся от ненужных отчетов.
• Трэкинг (отслеживание) показателей. В одном прозрачном файле можно хранить 2-3 старых отчета (просто добавляя новые поверх старых). Таким образом, можно взять страничку месячной или двухмесячной давности и сравнить с новым отчетом, посмотреть, что же поменялось. Иногда интересные вещи обнаруживаются.

Как выработать новую привычку работать с папкой-справочником:

1. Купите папку! (И дырокол – если папка с кольцами! Папка с четырьмя кольцами и соответствующий дырокол обойдутся дороже, но это самый удобный и надежный вариант).
2. Добавьте в папку первый пустой лист – и надпишите его сверху: «Содержание».
3. При получении нового справочного материала или очередного отчета на почту сразу распечатывайте его и добавляйте в папку. Не стоит ждать специального момента!
4. На добавляемом отчете сразу проставляйте номер страницы…
5. … и записывайте название отчета и номер страницы на листе «Содержание».
6. Порядок расположения документов в папке не имеет значения, добавляйте по мере получения новых материалов, не тратьте время на сортировку! Благодаря листу «Содержание» вы сможете быстро находить любой материал.
7. Всегда берите папку на собрания / лекции / встречи, используйте. Вы быстро почувствуете положительный эффект, и это станет стимулом для укрепления новой привычки.

Очень простой навык, усиливающий деловой имидж и экономящий массу времени!

Точная настройка ежедневных дел

Игра "пятнадцать" и "пятнадцать дел" (Александра Данковская)

"...не читайте до обеда советских газет." (Михаил Булгаков, Собачье сердце)

Сложная и интересная головоломка - мы сами. Я имею в виду познание себя и настройку себя на максимальную эффективность.

В детстве и юности у меня никогда не получалось выдерживать режим. Да, в школу я не опаздывал, но каких усилий это стоило моей маме! Растормошить меня утром было не просто! При этом попытки следовать режиму у меня были, как, наверное, и у всех. Хватало на несколько дней. Сейчас я понимаю: просто мало пытался найти тот уникальный режим, который подходит именно мне и именно в конкретном периоде. Так или иначе, теперь я встаю достаточно рано и делаю зарядку каждый день.

Ежедневные дела-задачи – они же ежедневные привычки – это как костяшки в игре «пятнадцать» ("пятнашки"), которые нужно собрать в нужном порядке, и для этого есть всего одна пустая ячейка. Только набор костяшек и их правильная последовательность для каждого человека своя, уникальная. Как только собственный "пазл" сложится – найдется правильная последовательность – сразу прибавится энергии, а следовать программе дня станет легко и естественно. Это будет в удовольствие.

Что принять во внимание при формировании распорядка дня:

Приоритетность привычки в определенный период жизни (года, сезона). Например, после лета приходит первое сентября, и это меняет жизненный ритм для детей и их родителей, для студентов.  Имеет значение и время года: например, весной у многих больше мотивации заниматься спортом и правильно питаться, чтобы подготовиться к пляжному сезону.

Приоритетность привычки среди многообразия ежедневных дел. Например, мне пришлось понизить приоритетность написания заметок для блога (к сожалению!), когда я заметил, что это мешает другим моим задачам (отнимает много времени).

Учесть, какие привычки заряжают энергией. Заряжают физически – фитнес/бег/зарядка (содержание зарядки также настраивается под себя), заряжают духовно – это может быть чтение Библии, развивающей литературы или мотивирующих "цитат дня", это может быть какое-то любимое хобби. Более подробно здесь: Путеводитель по хорошим привычкам.

Учесть какие дела можно делать в "аналоговом" режиме, то есть такие дела, которые не требуют смартфона/компьютера/планшета. Такие дела хорошо планировать на вечер, за час или два перед сном (чтение бумажной книги, чистка зубов, ирригатор, ежедневная быстрая уборка, мытье посуды, вечерняя молитва, записи в бумажном дневнике…)

Сначала управление задачами, потом управление информацией. Многие начинают день с просмотра новостей и проверки почты. Я называю это «управлением информацией». При этом на потом откладывается составление списка дел на день («управление задачами»). Оправданием служит мнение, что мы сможем более точно определить задачи текущего дня, если знаем новости. Однако в большинстве случаев чтение новостей приводит лишь к трате энергии, а приоритеты дня так и остаются не определенными. Мы хватаемся за первую попавшуюся задачу, потом за какую-нибудь еще, и так может пройти полдня. В общем, как говорил профессор Преображенский: "Не читайте до обеда советских газет". Определить приоритетные задачи на день – это дело 10-15 минут.

Если вы новичок, не стоит планировать жестко сразу весь день – насыщенной программе очень сложно следовать. Начните формирование режима с одной ежедневной привычки (в свое время для меня такой привычкой стало ежедневное заполнение «Дневника благодарностей»), затем через 3-4 недели добавьте еще одну. Потом еще... Периодически делайте ревизию: что работает, что не работает, что можно улучшить. К примеру, в приложении Coach.Me порядок отображения привычек можно сортировать (Edit Dashboard) – очень полезная функция, которая помогает расставить задачи в нужном вам порядке.

Разумеется, в течение дня происходит всякое, и мы люди, а не роботы, порядок может поменяться, что-то может дать сбой. При этом наличие продуманного списка каждодневных дел помогает быстро вернуться к своим жизненным целям и двигаться в их направлении сфокусированно изо дня в день.

20 причин успеха бумажного планировщика Bullet Journal

Одна из причин, почему мы поздно ложимся спать, - это "голубые экраны". Экраны телевизоров, планшетов, смартфонов, ноутбуков. Доказано, что их синее свечение оказывает бодрящее действие. Соответственно, одна из главных рекомендаций экспертов по раннему вставанию: отключайте экраны до 10 вечера.

Легко сказать: "Отключайте экраны!". А если у тебя там списки дел, напоминания, чек-листы, дневники…? Как вечером перейти в "аналоговый режим" без потери в эффективности?

Задавшись в прошлом году этим вопросом, я столкнулся с несколькими бумажными техниками, которые оказались настолько продуктивными, что три из них я активно использую по сей день, а еще одну технику мечтаю попробовать в перспективе!

Итак, первая техника – система планирования Bullet Journal. Именно ей посвящена заметка. Bullet Journal можно перевести как "скоростной дневник" (по аналогии с Bullet Train - скоростной поезд или поезд-пуля, как часто называют японский высокоскоростной поезд синкансэн, развивающий скорость до 320 км/ч).

Bullet Journal - это метод ведения дневника со списками дел, который разработал веб-дизайнер Райдер Кэролл (Ryder Carroll). Отличный сайт www.bulletjournal.com и простое короткое видео How to Bullet Journal (4 мин) разъясняют методику. Миллионы последователей по всему миру. В прошлом ноябре, отказавшись от электронного планировщика, я начал вести списки задач в Bullet Journal и продолжаю по сей день (вот уже четыре c половиной месяца на момент написания статьи). Очень доволен. 

Попробую объяснить, в чем заключается секрет успеха Bullet Journal.

20 причин успеха Bullet Journal

1. Простота

Всего 4 базовых раздела: содержание, future log (задачи будущих месяцев), текущий месяц, ежедневные задачи. И 6 основных "буллетов" ("маркеров"): задача (точка), встреча (кружок), справочная информация (тире), перенос в задачи следующего месяца (знак больше), перенос в мероприятия (знак меньше), задача выполнена (перечеркнутая точка).

2. Визуальность

 Визуальность "буллетов" (или "маркеров") позволяет быстро оценивать информацию, считывать необходимое. Бумажную тетрадь легко листать, а ее размер крупнее чем экран смартфона! Проще и быстрее найти то, что нужно.

3. Благотворное влияние письма от руки на работу мозга

Исследования Лурия и других ученых доказывают, что письмо от руки, мелкая моторика рук благотворно влияют на работу мозга. Мы лучше соображаем и используем мозг эффективней. Благодаря письму легче находить и принимать нужные решения.

4. Лучшее запоминание информации

Связано с предыдущим пунктом. Когда мы записываем, мы задействуем дополнительные механизмы запоминания: мышечная память во время записи, визуальная память, когда смотрим на то, что записываем. А правило переноса ("миграции") невыполненных задач раз в месяц (их новая запись в новом месяце) действует как дополнительный механизм закрепления информации в памяти.

5. Скорость нахождения нужной информации

Благодаря содержанию, пронумерованным страницам, возможности использования закладок и стикеров. Насколько простая вещь - содержание - но экономит реально очень много времени и нервов, когда нужно быстро найти записи по определенному вопросу или теме. Это особенно актуально, когда в работе несколько разных тем и проектов.

6. Регулярное «наведение порядка» в задачах (перенос, "миграция")

Во время "миграции" мы отмечаем выполненные задачи, и решаем, что делать с невыполненными. Задумавшись на несколько секунд над невыполненной задачей, мы решаем, а стоит ли утруждать себя и перезаписывать задачу в следующий месяц, или уже пора вычеркнуть ее из списка, как не являющуюся актуальной.

7. «Закрытие месяца»

Когда на страницах истекшего месяца не остается не решенных дел. Дела либо выполнены, либо перенесены в новый месяц, либо вычеркнуты, как потерявшие актуальность. Я опасался, что мне не хватит одной страницы для переноса невыполненных задач завершившегося месяца в новый месяц. Но оказалось, что я боялся безосновательно!

8. Высокая скорость принятия решений

Благодаря системе планирования, которая максимально упрощает работу с задачами. Не зря она называется Bullet Journal - "скоростной дневник", "дневник-пуля". Под рукой только актуальные задачи.

9. Можно использовать любую тетрадь

Это система для любых кошельков. Можно использовать самую простую тетрадь, пронумеровать, надписать разделы, и Bullet Journal готов к работе. При этом система стала настолько популярной, что именитые производители дорогих ежедневников и тетрадей, такие как, например, Moleskine, также начали сотрудничать с Bullet Journal.

10. Можно начать в любой день!

Я начал свой Bullet Journal 23 ноября, просто расписав оставшиеся дни текущего месяца. Проще простого! Это позволило мне быстро освоить систему.

11. «Коллекции»

Концепция "Коллекций" говорит о том, что можно взять любую страницу и выделить ее под "коллекцию" - список книг для прочтения, список дел по проекту, список покупок. Я использую "Коллекции" для анализа задач по Эйзенхауэру, а также чтобы держать под контролем задачи членов своей команды: один разворот - один сотрудник. Разворота хватает на несколько недель!

12. Моментальное раскладывание по полочкам входящей информации

На работе я и раньше использовал тетради: чтобы конспектировать основные идеи, решения, справочную информацию. С Bullet Journal все стало более структурированным. Теперь я сразу классифицирую свои записи (задача, справочная информация, новая встреча), а при появлении нового проекта создаю "Коллекцию" и отмечаю номер страницы в содержании.

13. Автономность

 Мы не зависим от «облаков», уровней заряда батареи, оплаченной или неоплаченной подписки на софт, доступности интернета, запрета на использование электронных устройств в самолете при взлете и посадке… надо просто держать дневник при себе!

14. Индивидуализация (настройка под себя)

Система очень гибкая, можно полностью настроить ее под себя, проявив максимум творчества и креативности. К моему удивлению разворот Future Log (раздел с задачами будущих месяцев) оказался достаточным для 6 месяцев. В первой тетради я из осторожности расчертил Future Log на 4 месяца, но во второй – уже на шесть, и этого хватило!

15. Удобство архивирования

Просто сохраняем завершенную тетрадь в своем архиве (на книжной полке). Не надо искать флэшки, носители, что-то куда-то экспортировать, беспокоиться об архиве при смене планшета/смартфона/ноутбука…

16. «Аналоговый режим»

С этого начал свою заметку. Возможность отключить экраны в 10 вечера, но при этом поработать с ежедневником. Прекрасная возможность подвести итоги дня, настроиться на следующий день, ощутить в процессе сонливость и желание спать! Ранний отбой гарантирован!

17. Оценка груза дел за прошлые периоды

Последней тетради мне хватило на 4 месяца. Предвосхищаю, что будут периоды жизни, когда той же тетради мне хватит месяца на три, или наоборот - на пять. Это будет хорошая оценка интенсивности жизни за истекший период. 

18. В новый год с чистого листа

Точнее с чистой тетради! Даже если в тетради еще есть чистые страницы, автор системы рекомендует начать новый год с новой тетради - это приятно! Именно так я и сделал в этом январе!

19. Отличный обучающий видеоролик и качественно сделанный сайт www.bulletjournal.com

Все сделано просто и со вкусом. Приятно возвращаться на сайт, приятно пересматривать ролик - а вдруг какой-то нюанс ускользнул!

20. Всё в одном месте

И календарные события, и задачи, и справочные заметки.

Я решил использовать один Bullet Journal и для работы, и для дома, следуя старому принципу, что все задачи лучше хранить в одном месте.

Более подробно о системе планирования Bullet Journal на русском языке можно прочитать в статье Насти Радужной для Лайфхакер: BULLET JOURNAL или как упорядочить записи в ежедневнике. В сети также есть много роликов о том, как люди настроили Bullet Journal под себя и смогли добиться максимума пользы.

Bullet Journal? Это стоит попробовать!