Принимаем вызов учитывать время 1 неделю с легким в использовании мобильным приложением Gleeo (короткий обзор)

Gleeo входит в ТОП-5 самых популярных приложений для учета времени. Оценка на Google Play 4.7 из 5. Рекомендую данное приложение для Недели Спасенного Времени.

Почему?

Поддержка 3-х уровневой структуры: категория – подкатегория – занятие

В Gleeo это называется Domain – Project – Task (Интерфейс приложения на английском).

Удобно учитывать продуктивное (работа, отношения, спорт), непродуктивное (Youtube, ТВ, Интернет, ленты) и базовое время (сон, уход за собой, дорога).

Простая и правильная логика приложения 1-2-3:

1. Вкладка Timeline. Добавление новых занятий (Task) и просмотр/коррекция уже учтенных. Чтобы добавить занятие просто нажмите плюсик и выберите Add time entry. Приложение запоминает занятия (Tasks), поэтому повторяющиеся названия не нужно вводить заново, их достаточно выбрать из списка
2. Вкладка Record. Запись в режиме реального времени. Достаточно выбрать из списка перед глазами нужную категорию (Domain), подкатегорию (Project) и занятие (Task) и нажать кнопку «Запись»
3. Вкладка Report. Отчет. Удобно быстро посмотреть суммарные значения по категориям за неделю или выбранный период (Нажимайте квадратик справа внизу для нужного уровня детализации: Domain, Domain+Project, Domain+Project+Task)

Возможность заранее задать свои категории и подкатегории

Чтобы добавить категорию (Domain) и подкатегорию (Project) просто нажмите плюсик и выберите Add project.

Список своих категорий и подкатегорий лучше действительно определить заранее. Мои текущие категории (Domains):

• Продуктивные категории: Работа, Семья, Друзья, Родственники, Личное (развитие, спорт...), Финансы
• Базовое (Сон, Тело-Гигиена, Тело-Питание, Передвижение,..)
• Непродуктивное (Youtube, ТВ, Интернет, сериалы, ленты,...)

Подкатегориям одной категории можно задать свой цвет, чтобы быстрее находить нужные.

Можно выбрать подкатегории (Projects), для которых разрешено «двойное время»

Другими словами параллельный учет (Parallel Recording - поставьте соответствующую галочку при создании/изменении подкатегории). Например, подкатегория «Передвижение» (Дорога): параллельно можно читать, работать, общаться, спать. Нажимаем кнопки «Запись» для двух занятий и фиксируем их время параллельно!

Данные экспортируются в Excel в формате CSV

Для этого:

     в Gleeo: Раздел Report -> кнопка «Поделиться» ->  time entries export (CSV)

     в Excel: Вкладка «Данные» -> из текстового/CSV-файла -> выбрать файл CSV -> выбрать кодировку UTF-8 (65001 Юникод) для кириллицы

Время на знакомство с приложением и ввод собственных категорий и подкатегорий (Domains + Projects): 1 час 10 мин

Очень помогли удобные подсказки (tips), которые появляются при первом использовании той или иной функции приложения.

Надеюсь, данный обзор оказался полезным и ваша настройка Gleeo под себя произойдет еще быстрее!

Присоединяйтесь к спасателям времени! Следующая Неделя спасенного времени: 3-9 июня 2018. Группа в Facebook здесь. Участие бесплатное.

Мощные инструменты для ведения дневника использования времени в течение недели

Друзья, в нашем распоряжении масса возможностей для ведения хронометража (учета времени). Особенно если речь про всего одну неделю. Одной недели достаточно, чтобы осознать, на что расходуется время и где есть резервы. Резервы времени на то, что вы действительно хотите.

1. Бумажный носитель

Бумажный носитель вполне подойдет для недельного эксперимента. Нет необходимости осваивать специальные программы и приложения. По итогам недели вооружитесь калькулятором и подсчитайте суммарное время по каждой категории (семья, работа, друзья, спорт,…).

У вас есть выбор как минимум из трех способов учета времени на бумаге:

Первый способ - это обычная табличка, которую можно нарисовать в блокноте от руки. Например, такая:

Второй способ – это хроно-карта А.К. Гастева (ученый, теоретик научной организации труда).

Здесь вы также заполняете категорию-занятие, а потом заштриховываете соответствующие временные квадратики (каждый квадратик – полчаса). Получается очень наглядно. Вам понадобится 7 листов – на каждый день учета.

Пример хроно-карты А.К. Гастева:

На сайте Глеба Архангельского www.improvement.ru можно скачать шаблон в формате Word: http://www.improvement.ru/tehnika/gastev.doc

Третий способ – шаблон Лоры Вандеркам (журналист, писатель, автор «Книги о потерянном времени»).

Этот шаблон более компактный – на 2-3 страницах помещается вся неделя (отрезки по 15 или по 30 минут). Места хватит для записи конкретного занятия, разбивка на категории происходит вместе с подведением итогов в конце недели учета.

Вот шаблон Лоры Вандеркам с разбивкой по 15 минут (можно сделать двухстороннюю распечатку):

Сам шаблон (на английском) можно скачать по ссылке: шаг в 15мин, шаг в 30 мин (сайт www.lauravanderkam.com)

2. Специальные мобильные приложения для учета времени

О мобильных приложениях я написал в предыдущей заметке. Их уже более 15-ти, при этом суммарное количество скачиваний превышает 3 млн. Если вы планируете вести учет времени дольше одной недели, то имеет смысл потратить время на ознакомление с одним из них! Например, Gleeo - краткий обзор этого легкого в использовании приложения читайте здесь.

3. Excel и Excel Mobile

Также можно вести дневник времени в Excel или Excel Mobile. Excel Mobile входит в пакет Microsoft, устанавливаемый бесплатно на современные смартфоны. Excel дает хорошие возможности для анализа (сводные таблицы, графики), но требует определенных навыков и настройки под себя. Если вы владеете Excel, то это хороший инструмент для хронометража и анализа, при этом Excel Mobile становится все удобнее. Шаблон Excel для учета времени можно скачать здесь.

Какой бы инструмент вы не выбрали, главное - назначьте время, когда вы будете заполнять свой дневник использования времени в течение дня. Сделайте себе напоминания! Удачного мониторинга!

За последнее время миллионы людей рискнули узнать правду о собственной продуктивности, используя хронометраж. А вы?

Долгое время у меня было сильное убеждение, что хронометраж (учет времени) для повышения собственной продуктивности используют единицы. Что бы ни говорили о пользе хронометража гуру тайм-менеджмента. Решиться вести тотальный учет того, на что расходуешь время, хотя бы в течение недели, для многих кажется непосильной, скучной, требующей высокой само-дисциплины задачей. Исключение составляют разве что фрилансеры, дизайнеры, консультанты и еще некоторые профессии.   Убеждение подтверждалось малым количеством подписчиков на привычку Track Time (Учитывать время) в приложении Coach.Me (приложение и социальная сеть для формирования и поддержания полезных привычек). Тех, кто учитывает время, в разы меньше тех, кто ведет  учет расходов или считает калории.

Мое убеждение сильно поколебалось, когда я посмотрел, СКОЛЬКО человек установили мобильные приложения для хронометража (учета времени). Только по данным Play Market это более 3-х миллионов человек!

Вот 15 самых популярных приложений:

по данным Play Market (июль 2017)

                                              

Удобство мобильных решений, простота и наличие смартфона под рукой сделали хронометраж достоянием миллионов, и разработчики-энтузиасты продолжают улучшать свои приложения, добавляя все новые и новые возможности. Вот мой краткий обзор одного из них: Gleeo - легкое в использовании приложение для учета времени 24/7.

Несколько ярких отзывов из Play Market, которые подтверждают эффективность хронометража:

It changed my life. I use it to track every minute of my life, then I export it and analyze in excel. So I always know what eats my time and what to change at next week. (Всеволод Сахаров, 19.10.13, Time Recording) 

  

Simple to use. (Sergejus Kudriasovas, 31.05.17, Work Log)  

Отлично подходит для отслеживания своих проектов - на что сколько времени уходит (Anna Mak, 05.09.15, Timesheet)  

Очень удобно! Очень удобно в использовании, легко, играючи сильно поднимает производительность)) Удобно работать со стоимостью часа. (Светлана Якушева, 21.11.14, Timesheet)  

Отличная качественно проработанная программа. При первом использовании появляются подсказки по разным инструментам, так что разобраться можно. Если разделить все дела на (1)ведущие к исполнению жизненных целей и (2)вспомогательные (рутина и потери времени), и присвоить им контрастные цвета, визуально становится очевидным, как мало времени тратится на действительно важное, и как много – на вынужденные дела. При накоплении статистики, видимо, можно будет сделать более полный анализ и выводы (Оксана, 26.04.2017, Gleeo Time Tracker)  

Отлично. Удобно вести несколько проектов и несколько работ одновременно. Очень проясняет голову – на что уходит рабочее время. (Андрей Петрович, 30.06.17, aTimeLogger)  

Включаешь счетчик и уже не отвлекаешься от дел. Такая простая визуализация помогает реально ценить время. Плюс перспектива увидеть нерадостный отчет заставляет отказываться от пожирателей времени. Тайм-менеджмент начинается с учета. (DaryaSlyusar, 27.03.17, aTimeLogger)  

Увидела, что следует изменить, чтобы чувствовать себя лучше. (Анна Кизим, 04.05.2017, SaveMyTime)

Честно скажу, я пока не использую специальные мобильные приложения для хронометража, так как привык для этого использовать Excel, где у меня настроены сводные таблицы, недельные, четырехмесячные и годовые отчеты. Но что стало совершенно очевидно: для того, чтобы испытать хронометраж в действии, есть отличные мобильные приложения с высокими оценками и множеством довольных пользователей! И это не может не радовать!

Удивительные секреты продуктивности. На основе трех лет хронометража

                           Матрица продуктивности

«Отдых – смена деятельности»

«Люди со множеством интересов живут не только дольше, но и счастливее». Джордж Мэттью Аллен (People with many interests live, not only longest, but happiest. George Matthew Allen)

Что эффективнее, разнообразие задач или концентрация на ограниченном списке дел?

Чтобы ответить на этот вопрос я распределил все недели за период 2014-2016 по четырем квадрантам (см. иллюстрацию выше). Каждая неделя за три года получила номер: 1, 2, 3 или 4 исходя из двух параметров:

1. Продуктивность - сумма продуктивного времени за неделю. Выше или ниже средней за год (средний уровень – около 85 часов в неделю)
2. Многозадачность – количество записей в журнале учета времени за неделю (брал записи только продуктивных задач). Выше или ниже среднегодового уровня (средний уровень – около 170 записей в неделю)

Группа 1 «Упадок сил» - неделя с низкой вовлеченностью в дела, это может быть неделя в отпуске, неделя на фоне накопившейся усталости, может быть просто неделя с отсутствием драйва в делах. Продуктивность не дотягивает до средней, количество дел небольшое.

Группа 2 «Рассеянность, расфокусированность» - неделя, когда фокусов внимания много, сложно находиться «в потоке», сложно концентрироваться на каждой задаче. На переключение с одной задачи на другую уходит время. В состоянии рассеянности мы беремся за все подряд, суетимся. Часто это результат отсутствия четких приоритетов.

Группа 3 «Концентрация» - неделя, с ограниченным количеством дел и полным погружением в эти дела (например, сдача важного и срочного проекта). Мы полностью поглощены каким-то одним важным делом, есть ясный приоритет, другие дела и задачи при этом часто откладываются.

Группа 4 «Диверсификация» - осознанное разнообразие, регулярная смена деятельности, следование приоритетам, высокая продуктивность. Это многозадачность, при которой в каждую единицу времени мы сфокусированы на каком-то одном деле. Мы четко знаем на чем и в какой момент времени фокусироваться. Своевременно переключаемся с одного дела на другое в течение дня / недели.

К каким результатам я пришел?

Так как распределение недель на квадранты опиралось на среднее значение продуктивности, то соотношение между группами в нижней части (1-2) и группами в верхней части (3-4) получилось примерно 50 на 50. Более интересным оказалось соотношение между группой 3 и группой 4:

30:70 – 30% продуктивных недель – это концентрация (3) и 70% продуктивных недель – это диверсификация (4).

Что удивительно, пропорция сохранялась от года к году:

2014 – 30:70

2015 – 30:70

2016 – 29:71

Из чего я делаю первое предположение: разнообразие дел, диверсификация, мультизадачность – более эффективная стратегия. При этом скатывание из группы 4 в группу 2 происходит редко: процент недель, которые попадают за год в группу 2 (расфокусированность) достаточно низкий. Скорее скатывание происходит из группы 3 в группу 1: когда слишком много напряженной, но однообразной работы приводит к усталости и опустошению. Если проект с высокой вовлеченностью резко заканчивается, после него приходит пустота: сложно сразу взяться за что-то другое. Таким образом, работая в режиме «Концентрация», надо пытаться менять виды деятельности, разбавлять главный проект небольшими задачками из других областей жизни хотя бы на 5-10 минут, искать возможности перейти из группы 3 в группу 4, но без ущерба для главного приоритета.

Те же выводы, например, при изучении иностранного языка: важно чередовать виды деятельности: лексика, грамматика, чтение, аудирование, диалоги,…

Высокая продуктивность некоторых руководителей и предпринимателей объясняется готовностью параллельно вести множество направлений, проектов, бизнесов. Например, старший вице-председатель группы Fast Retailing Co (бренд Uniclo) Дайсуке Цукагоси сообщает, что его календарь разделен на слоты по 15 минут, и каждые 15 минут к нему на встречу приходит новый сотрудник (порядка 200 встреч в месяц по разным темам и проектам). Решения принимаются быстро: "да" / "нет" / "доработать". Сотрудников обучают четко и понятно излагать свои проекты, в идеале, на одной странице.

Следующий вопрос, который меня интересовал: есть ли элемент сезонности в распределении недель по квадрантам?

Для этого я решил выделить самые длинные цепочки (последовательности) продуктивных недель (недель, попадающих в группы 3 и 4).

Самые длинные «страйки» выделил оранжевым:

Налицо две продуктивные волны в году:

• Начало года, сразу после январских праздников. В это время чувствуется подъем сил, день становится длиннее, мотивируют новые годовые цели, на работе часто несколько значимых проектов
• Конец весны и лето. Школьные заботы позади, майские праздники дали новый заряд бодрости, солнце заряжает позитивом и энергией, много свежих фруктов и овощей

Самый длинный «страйк» - 17 недель был в 2014 году – треть года! В этот период было много важных и интересных задач и проектов на работе и дома, были успехи в спорте, были поездки, встречи с друзьями и родственниками, забота о здоровье, служение, организация пространства и т.д. Есть на что равняться! 

Выводы:

Не надо бояться разнообразия дел, мы в состоянии успеть гораздо больше, чем кажется на первый взгляд. Особенное в периоды подъема.

Требуется «подпитка» в марте-апреле, чтобы дотянуть до майских праздников, и в ноябре-декабре, когда день укорачивается, мало солнца и не хватает витаминов. Достаточный сон, минеральная вода, фрукты, овощи в этот период особенно важны!

Что же теперь со всем этим делать, как держать руку на пульсе собственной эффективности?

Я решил в течение 2017 года провести эксперимент: фокусироваться на достижении более длинного «страйка» – последовательности из цепочки продуктивных недель (группа 3 и 4). Цель – побить рекорд 2014 года! При этом буду стараться диверсифицировать дела внутри недели, чтобы был больший вес недель группы 4. Можно ли довести соотношение концентрации (3) к диверсификации (4) до 20:80? Увидим!

Для того чтобы «держать руку на пульсе», усовершенствовал свой файлик учета времени – теперь после каждого дня вижу «Тренд недели»: 1, 2, 3 или 4.

Для этого распределил плановые показатели продуктивного времени и количества записей по дням недели в пропорции 15-12-13 (15% - будний день, 12% - суббота, 13% - воскресенье). Почему именно эта пропорция объяснил в заметке Удивительная константа.

Как видно на примере, на текущей (отпускной) неделе пока немного не дотягиваю до планового продуктивного времени (я в группе 1, продуктивное время 98% плана). Есть возможность напрячься и до конца недели перевести неделю из категории 1 в категорию 3. А вот до категории 4 уже далеко – отставание 24%, неделя получилась с концентрацией на ограниченном количестве дел (Отпускные задачи и Блог!).

А как вы относитесь к многозадачности? Как поддерживаете продуктивность на высоком уровне?

Как получить больше от ваших следующих выходных

«У всех трудящихся два выходных дня в неделю. Мы, цари, работаем без выходных.» (из фильма «Иван Васильевич меняет профессию»)

Изначально я хотел написать о том, что надо стремиться делать меньше в будние и успевать больше в выходные. Несколько недель размышлял над тем, что это один из ключей к продуктивной насыщенной жизни. Делать в широком смысле, для общества, для семьи, для друзей, для саморазвития. Часто мы сильно выматываемся за рабочую неделю, и из-за этого выходные проходят праздно: мы отсыпаемся, смотрим ТВ или сериалы, листаем ленты социальных сетей, переедаем.

Если к концу рабочей недели у нас остаются силы и энергия, это несет в себе массу плюсов:

- выше суммарная продуктивность

- больше радости от жизни

- баланс между работой и личной жизнью

- ярче и насыщеннее выходные

- смена деятельности – отдых

- ясность мыслей, концентрация на главных вещах

Как сместить фокус в сторону выходных?

1. «Аналоговый режим» с 22 часов. Это значит никаких экранов (ТВ, планшетов, телефонов), а только «аналоговые (бумажные) инструменты»: тетради, бумажные дневники (пожалуй, лучшая система – это Bullet Journal), обычные бумажные книги, распечатанные на бумаге чек-листы (приоритетные задачи дня, задачи на каждый день по программе 100 дней и т.п.). Это позволяет раньше ложиться спать и лучше высыпаться на неделе. Таким образом выходные пройдут в бодрствовании. Регулярный равномерный сон – это защитник нашей способности правильно расставлять приоритеты, фокусироваться на главном.

2. Понизить планку в будние:

• Чуть меньше делать на работе. Иногда наш разум пугает нас страшными картинами последствий, если мы что-то не сделаем, и мы засиживаемся допоздна, а потом обнаруживаем, что на самом деле занимались маловажными вещами. «Надейся на Господа всем сердцем твоим, и не полагайся на разум твой» (Прит. 3:5)
• Чуть меньше делать на личном фронте. Не отказываться совсем, но немного сократить время на любимые дела, хобби, обязанности в будние дни. В пользу выходных!
• Чуть меньше спорта в будние. Опять же не отказываться, но немного сократить время.

3. Ежедневно определять приоритетные задачи на день. Это позволяет сохранять фокус и успевать сделать главное до конца дня (это может быть список дел в порядке важности с оценкой сколько времени в "помидорах" займет задача, MIT - most important tasks).

4. Загрузить выходные. Если это спорт, то начать тренироваться с тренером или в команде единомышленников, чтобы исключить пропуски. В случае семьи, например, можно записать детей в новые кружки или секции выходного дня. Начать регулярно ходить в церковь. Можно ввести практику еженедельных «творческих свиданий» (походы в музеи, на выставки и т.п. - более подробно в книге "Путь Художника" Джулии Кэмерон). Главное, делать то, что решили делать, каждые выходные без исключений. Тем самым вы вытесните непродуктивное времяпрепровождение (ТВ, сериалы, компьютерные игры, соц.сети).

5. Начинать неделю в воскресенье. То есть психологически исходить из того, что первый день недели – это воскресенье, выходной день. При этом первый день новой недели – это и возможность выполнения части недельных задач. Суббота – это последний день недели, возможность отдохнуть, но при этом и успеть выполнить какие-то незавершенные дела, запланированные на уходящую неделю. Более подробно я написал об этом в заметке "Почему неделю лучше начинать с воскресенья".

Удивительная константа 15-12-13

Дальше работая над заметкой, я обработал массу цифр своего учтенного времени с 2009 года, чтобы найти взаимосвязи и доказательства правильности своих мыслей. Проанализировал дисперсию недельного сна, корреляцию между продуктивностью и различными видами деятельности и т.п. Действительно есть связь между регулярностью сна на неделе и продуктивностью. Если в течение недели сон был нерегулярный (то мало, то много), то через 2-3 недели это отрицательно сказывается на общей продуктивности.

При этом я думал, что найду связь между продуктивностью в выходные и общей продуктивностью. Но обнаружил в своем случае не связь, а… константу.

С 2009 по 2015 год моя продуктивность выросла с 58 до 88 часов в неделю. Об этом я подробно написал здесь. Но что удивительно, за все годы роста продуктивности, этот рост сравнительно одинаково происходил и в рабочие, и в выходные дни, т.е. на выходные как приходилось 25% продуктивного времени недели, так и приходится. Как видно, в среднем у меня приходится 15% продуктивного времени на каждый будний день, 12% на субботу и 13% на воскресенье (100% - продуктивное время одной недели):

Исключение: сезон 2012-2013 - был перекос в работу и в рабочие дни. Особенно в 2012 году: учет (хронометраж) я тогда вел всего несколько недель. Данные приведены по этим неделям (лишь 10% продуктивного времени в субботу и 10% в воскресенье). В те недели, в которые учета времени не было, полагаю, ситуация была еще хуже.

В чем же секрет стабильности в распределении между днями недели?

Однозначного ответа у меня до сих пор нет. Специально я никогда за этим не следил. Предполагаю, что это результат благотворного воздействия самого факта ведения учета времени (хронометража). Он занимает какие-то 15-25 мин/день, но позволяет фокусироваться на главных вещах, держать в поле зрения все стороны жизни и поддерживать баланс между ними. Таким образом, благодаря учету времени оптимизация жизнедеятельности и рост продуктивности происходят равномерно во все дни недели, без перекосов.

Если вы вели учет времени, посмотрите, как распределяется продуктивное время между днями недели у вас. Есть ли закономерности? А если не вели, то попробуйте! О том, как это сделать читайте в заметке "Вызов: учитываем время 7 дней!". Кстати, хорошая новость: новая функция автозаполнения в последнем обновлении Excel Mobile делает учет времени на смартфоне еще более удобным и быстрым!

И, кстати, 15-12-13 – это важная христианская заповедь «Да любите друг друга»:

«Сия есть заповедь Моя, да любите друг друга, как Я возлюбил вас. Нет больше той любви, как если кто положит душу свою за друзей своих.» (Св. Евангелие от Иоанна 15:12-13)

Хороших выходных!