Делим год на три части

«…хочу побывать во всех этих странах. По четыре месяца на каждую. Итого — год.». (цитата из «Ешь. Молись. Люби» Элизабет Гилберт)

В среднесрочной перспективе мы меряем свою жизнь годами. В той или иной форме подводим итоги года, намечаем планы на будущее.

Чтобы не отклоняться от годовых целей организации живут еще и кварталами: каждые три месяца - подведение итогов, сравнение с прошлым кварталом и кварталом годом ранее, "закрытие", языком финансистов. На основе итогов квартала проверяем достижимость годовых целей, корректируем планы и ресурсы следующего квартала.

Что делать с учетом времени? Есть ли смысл анализировать расход своего времени каждый квартал?

Французы при планировании иногда используют "квадриместры" - периоды из четырех месяцев. С января по апрель, с мая по август и с сентября по декабрь. Именно эту систему, а не квартальное планирование я взял за основу для среднесрочного анализа расхода времени. Живу по квадриместрам с конца 2013 года!

  

В чем плюсы квадриместров?

1. Квадриместры хорошо отражают цикличность жизни:
    
   I.    Январь-Апрель – это старт нового года и активная работа до майских праздников.
   II.   Май-Август – это теплое время, время летних каникул, здесь своя специфика.
   III.  Сентябрь-Декабрь – это старт учебного года, кружков, секций и курсов, а также финишная прямая к успешному завершению календарного года.
    
2. Квадриместров меньше, чем кварталов! Это значит, что отчетности меньше, а смысла – больше!
    
3. Отслеживание квадриместров позволяет адаптировать свои привычки, особенно на летний период. За период с сентября по май привыкаешь к определенному ритму: проверка детских дневников, домашние задания, отвезти-привезти детей на кружок/секцию. На лето это все прекращается. С сентября – возобновляется. Таким образом 2ой квадриместр, с мая по август, загружаем другими семейными активностями. Результат: сохранения баланса между работой и личной жизнью и возможность успевать максимум в любой период.
    
4. Возможность развести бизнес-отчетность (по кварталам) с личной отчетностью. Квартальная отчетность в бизнесе приходится на начало апреля, июля и октября. При этом личная отчетность по квадриместрам делается в начале мая и сентября. Накладок не происходит.
    
5. Подведение итогов первого квадриместра приходится на майские праздники, это удобно. Найти 2-3 часа на майских праздниках гораздо легче, чем в начале апреля. Подведение итогов второго квадриместра приходится на начало сентября, когда есть силы, накопленные за лето, чтобы немного подумать и настроиться на завершающий квадриместр года.

  

Как это работает в моем случае?

У меня есть несколько простых таблиц, которые включают общее количество часов за квадриместр на ту или иную деятельность, а также среднее недельное значение этого расхода. Таким образом, я могу увидеть изменения, происходящие в среднесрочной перспективе, подумать над причинами этих изменений и над тем, что можно сделать.

Для таблицы я использую те же категории и подкатегории, что и в еженедельной приборной панели управления временем.

Пример общего распределения времени по квадриместрам:

Например, в мае 2014 года я увидел, что мое продуктивное время снизилось в 1-м квадриместре до 1354 часов (78:59 в неделю). Анализ причин показал снижение продуктивного времени на работе (остальные категории – семья, личность,… на хорошем уровне). План действий: возобновление практики еженедельных планерок с командой для поддержания тонуса. Результат: во втором квадриместре продуктивное время возросло до 1534 часов (плюс 180 часов или рост на 13%!).

Помимо общего распределения для понимания происходящего я делаю анализ по квадриместрам для:

1. Соотношения между важными категориями (личность, семья, работа)
    
2. Соотношения между подкатегориями отдельных важных категорий
    
3. Спортивных показателей

  

Сколько времени занимает квадриместровый отчет?

Квадриместровый отчет базируется на данных учета времени. Как учитывать время просто и без усилий, читайте здесь.

Обновление квадриместрового отчета занимает полчаса-час (т.к. это простое обновление сводной таблицы и перенос данных из нее), еще час-полтора посвящаю на размышления как улучшиться в следующем квадриместре. При потенциальном выигрыше в десятки часов инвестиция в размере двух-трех часов каждые четыре месяца стоит того, не так ли?

Почему неделю лучше начинать с воскресенья

"Неделя начинается с..." (Александра Данковская)

«Выходные дни тоже засчитываются в срок жизни». Эмиль Кроткий (российский и советский поэт, сатирик, фельетонист)

В России неделя начинается в понедельник. Календари, ежедневники, органайзеры сделаны исходя из этого. Понедельник значит «после недели». В понедельник, после двух выходных, мы все ударно выходим на работу, в школу, институт. Если думаем о начале новой привычки, то также говорим себе: «Начну со следующего понедельника».

Когда в 2009 году я начал учитывать время, и у меня встал вопрос, в какой день недели делать еженедельный отчет (обновлять приборную панель управления временем), я решил, что буду делать это по воскресеньям. В понедельник – первый рабочий день – всегда много дел, и есть большой риск просто не найти время.

Таким образом, для целей анализа расхода времени моя неделя начинается в воскресенье. Время сна в ночь с субботы на воскресенье попадает уже в новую неделю. Утром воскресенья я могу сделать полный отчет за прошлую неделю.

Делая отчет по воскресеньям в течение нескольких лет и приучив себя к тому, что моя неделя начинается с воскресенья, я обнаружил плюсы этой привычки:

1. В воскресенье всегда проще найти время для себя, подумать о своих жизненных целях и задачах. В понедельник ты больше сфокусирован на рабочие дела, и есть риск на всю неделю потерять из виду личные цели. Таким образом, начиная в воскресенье, легче поддерживать баланс между работой и личной жизнью.
2. Суббота, последний день недели – выходной. День для того, чтобы отдохнуть перед началом новой недели, отоспаться, если был недостаток сна, а также для того, чтобы сделать какое-то важное дело, до которого не дошли руки в рабочие дни. Таким образом, суббота - это возможность более эффективно закончить неделю и насладиться успехом от реализованных планов. О том, как правильно спланировать неделю более подробно читайте в заметке «Секрет успешной недели»
3. Неделя начинается с отдыха, а не с работы. Повод для оптимизма! Первый рабочий день в этом случае – это уже второй день недели. Хорошо провел воскресенье – хорошо начал неделю, а ведь «начало – половина дела»!
4. Среда – это настоящая «середина» семидневной недели! Три дня до: воскресенье-понедельник-вторник и три дня после: четверг-пятница-суббота. После среды от недели остается всего лишь три дня - можно выложиться, чтобы успеть больше как в работе, так и в личной жизни.
5. Сокращение праздно проведенного времени и большая продуктивность. Если неделя начинается в понедельник, то ты психологически настроен, что будешь отдыхать все последние два дня недели – и в субботу, и в воскресенье. Если же неделя начинается в воскресенье, то ты стремишься успеть больше уже в воскресенье, первый день недели. Результат: ты на один день впереди большинства!
6. Лучшие условия для начала новых привычек (в питании, в спорте, в учебе...). Вместо того чтобы начинать новую привычку с понедельника, когда рабочие дела и заботы отнимают много времени и сил, в воскресенье есть возможность настроиться, больше узнать о новой привычке и стартовать стремительно и успешно. От хорошего старта зависит очень многое!

Кажется, все то же самое, в неделе те же семь дней, но изменив отношение и подход, на горизонте нескольких лет у вас получится совершенно другой качественный результат! (Анализ распределения моего продуктивного времени между днями недели).

Про неделю, думаю, достаточно! Скоро конец первого квартала, поэтому в следующей заметке хочу затронуть вопрос, что лучше: трехмесячная или четырехмесячная отчетность в вопросах управления временем.

Что говорит Библия о времени?

Наверное, самый главный для меня результат за пять лет ведения учета времени – это твердое понимание того, что время – дар Божий, ценный подарок, и очень важно правильно им распорядиться.

Ниже несколько уроков о времени, которым учит Библия:

№1. Дорожите временем!

«Итак, смотрите, поступайте осторожно, не как неразумные, но как мудрые, дорожа временем, потому что дни лукавы» (Послание к Ефесянам5:15,16)

«…теряем лета наши, как звук» (Псалом 89:9)

№2. Учитывайте время!

«Научи нас так счислять дни наши, чтоб нам приобресть сердце мудрое» (Псалом 89:12)

«Забывает ли девица украшение свое и невеста — наряд свой? а народ Мой забыл Меня, — нет числа дням» (Иеремия 2:32)

№3. Планируйте время и оставляйте свободное время для непредвиденного!

« Всему свое время, и время всякой вещи под небом»  (Екклесиаст 3:1)

№4. Вставайте рано каждый день!

«Не люби спать, чтобы тебе не обеднеть; держи открытыми глаза твои, и будешь досыта есть хлеб» (Притчи 20:13)

№5. Следуйте заповедям, чтобы увеличить количество дней своих!

«Сын мой! наставления моего не забывай, и заповеди мои да хранит сердце твое; ибо долготы дней, лет жизни и мира они приложат тебе» (Притчи 3:1,2)

Эти простые истины помогут по-настоящему обогатить жизнь, принеся в нее мир, покой и смысл.