Удивительные секреты продуктивности. На основе трех лет хронометража

                           Матрица продуктивности

«Отдых – смена деятельности»

«Люди со множеством интересов живут не только дольше, но и счастливее». Джордж Мэттью Аллен (People with many interests live, not only longest, but happiest. George Matthew Allen)

Что эффективнее, разнообразие задач или концентрация на ограниченном списке дел?

Чтобы ответить на этот вопрос я распределил все недели за период 2014-2016 по четырем квадрантам (см. иллюстрацию выше). Каждая неделя за три года получила номер: 1, 2, 3 или 4 исходя из двух параметров:

1. Продуктивность - сумма продуктивного времени за неделю. Выше или ниже средней за год (средний уровень – около 85 часов в неделю)
2. Многозадачность – количество записей в журнале учета времени за неделю (брал записи только продуктивных задач). Выше или ниже среднегодового уровня (средний уровень – около 170 записей в неделю)

Группа 1 «Упадок сил» - неделя с низкой вовлеченностью в дела, это может быть неделя в отпуске, неделя на фоне накопившейся усталости, может быть просто неделя с отсутствием драйва в делах. Продуктивность не дотягивает до средней, количество дел небольшое.

Группа 2 «Рассеянность, расфокусированность» - неделя, когда фокусов внимания много, сложно находиться «в потоке», сложно концентрироваться на каждой задаче. На переключение с одной задачи на другую уходит время. В состоянии рассеянности мы беремся за все подряд, суетимся. Часто это результат отсутствия четких приоритетов.

Группа 3 «Концентрация» - неделя, с ограниченным количеством дел и полным погружением в эти дела (например, сдача важного и срочного проекта). Мы полностью поглощены каким-то одним важным делом, есть ясный приоритет, другие дела и задачи при этом часто откладываются.

Группа 4 «Диверсификация» - осознанное разнообразие, регулярная смена деятельности, следование приоритетам, высокая продуктивность. Это многозадачность, при которой в каждую единицу времени мы сфокусированы на каком-то одном деле. Мы четко знаем на чем и в какой момент времени фокусироваться. Своевременно переключаемся с одного дела на другое в течение дня / недели.

К каким результатам я пришел?

Так как распределение недель на квадранты опиралось на среднее значение продуктивности, то соотношение между группами в нижней части (1-2) и группами в верхней части (3-4) получилось примерно 50 на 50. Более интересным оказалось соотношение между группой 3 и группой 4:

30:70 – 30% продуктивных недель – это концентрация (3) и 70% продуктивных недель – это диверсификация (4).

Что удивительно, пропорция сохранялась от года к году:

2014 – 30:70

2015 – 30:70

2016 – 29:71

Из чего я делаю первое предположение: разнообразие дел, диверсификация, мультизадачность – более эффективная стратегия. При этом скатывание из группы 4 в группу 2 происходит редко: процент недель, которые попадают за год в группу 2 (расфокусированность) достаточно низкий. Скорее скатывание происходит из группы 3 в группу 1: когда слишком много напряженной, но однообразной работы приводит к усталости и опустошению. Если проект с высокой вовлеченностью резко заканчивается, после него приходит пустота: сложно сразу взяться за что-то другое. Таким образом, работая в режиме «Концентрация», надо пытаться менять виды деятельности, разбавлять главный проект небольшими задачками из других областей жизни хотя бы на 5-10 минут, искать возможности перейти из группы 3 в группу 4, но без ущерба для главного приоритета.

Те же выводы, например, при изучении иностранного языка: важно чередовать виды деятельности: лексика, грамматика, чтение, аудирование, диалоги,…

Высокая продуктивность некоторых руководителей и предпринимателей объясняется готовностью параллельно вести множество направлений, проектов, бизнесов. Например, старший вице-председатель группы Fast Retailing Co (бренд Uniclo) Дайсуке Цукагоси сообщает, что его календарь разделен на слоты по 15 минут, и каждые 15 минут к нему на встречу приходит новый сотрудник (порядка 200 встреч в месяц по разным темам и проектам). Решения принимаются быстро: "да" / "нет" / "доработать". Сотрудников обучают четко и понятно излагать свои проекты, в идеале, на одной странице.

Следующий вопрос, который меня интересовал: есть ли элемент сезонности в распределении недель по квадрантам?

Для этого я решил выделить самые длинные цепочки (последовательности) продуктивных недель (недель, попадающих в группы 3 и 4).

Самые длинные «страйки» выделил оранжевым:

Налицо две продуктивные волны в году:

• Начало года, сразу после январских праздников. В это время чувствуется подъем сил, день становится длиннее, мотивируют новые годовые цели, на работе часто несколько значимых проектов
• Конец весны и лето. Школьные заботы позади, майские праздники дали новый заряд бодрости, солнце заряжает позитивом и энергией, много свежих фруктов и овощей

Самый длинный «страйк» - 17 недель был в 2014 году – треть года! В этот период было много важных и интересных задач и проектов на работе и дома, были успехи в спорте, были поездки, встречи с друзьями и родственниками, забота о здоровье, служение, организация пространства и т.д. Есть на что равняться! 

Выводы:

Не надо бояться разнообразия дел, мы в состоянии успеть гораздо больше, чем кажется на первый взгляд. Особенное в периоды подъема.

Требуется «подпитка» в марте-апреле, чтобы дотянуть до майских праздников, и в ноябре-декабре, когда день укорачивается, мало солнца и не хватает витаминов. Достаточный сон, минеральная вода, фрукты, овощи в этот период особенно важны!

Что же теперь со всем этим делать, как держать руку на пульсе собственной эффективности?

Я решил в течение 2017 года провести эксперимент: фокусироваться на достижении более длинного «страйка» – последовательности из цепочки продуктивных недель (группа 3 и 4). Цель – побить рекорд 2014 года! При этом буду стараться диверсифицировать дела внутри недели, чтобы был больший вес недель группы 4. Можно ли довести соотношение концентрации (3) к диверсификации (4) до 20:80? Увидим!

Для того чтобы «держать руку на пульсе», усовершенствовал свой файлик учета времени – теперь после каждого дня вижу «Тренд недели»: 1, 2, 3 или 4.

Для этого распределил плановые показатели продуктивного времени и количества записей по дням недели в пропорции 15-12-13 (15% - будний день, 12% - суббота, 13% - воскресенье). Почему именно эта пропорция объяснил в заметке Удивительная константа.

Как видно на примере, на текущей (отпускной) неделе пока немного не дотягиваю до планового продуктивного времени (я в группе 1, продуктивное время 98% плана). Есть возможность напрячься и до конца недели перевести неделю из категории 1 в категорию 3. А вот до категории 4 уже далеко – отставание 24%, неделя получилась с концентрацией на ограниченном количестве дел (Отпускные задачи и Блог!).

А как вы относитесь к многозадачности? Как поддерживаете продуктивность на высоком уровне?

Необычное падение эффективности. Хорошо, вызов принят!

«Падение – несчастный случай, пребывание внизу – выбор».
(“Falling down is an accident. Staying down is a choice”)

Мне пришлось взять внушительную паузу с момента предыдущей заметки, чтобы разобраться в причинах потери эффективности в сентябре - декабре 2016 года. Итоги этих месяцев стали для меня разочаровывающими: среднее продуктивное время по данным хронометража снизилось до уровней четырехлетней давности, а непродуктивное наоборот возросло (новости, сериалы, даже телевизор под новый год). При этом январь - август 2016 были достаточно "ударными", на хорошем уровне, сопоставимом с 2014-2015 гг.

Что же случилось в сентябре - декабре, и к каким открытиям я пришел?

Первая причина потери эффективности: отсутствие новых серьезных проектов в работе. Непривычная ситуация. Цели на сентябрь - декабрь были скорректированы до комфортных, давление, обычно сильное, понизилось. Попытки искусственно создавать давление помогали, но не до конца. К счастью, с новым годом пришли новые цели и задачи! Январь и февраль оказались очень интенсивными.

Вторая причина: уплотнившийся семейный график в субботу, из-за нового детского кружка (= дополнительная логистика). Теперь все субботы стали еще более загруженными. Например, исчезла возможность ходить утром в бассейн. Хорошо, это был осознанный выбор. Нашел решение в отношении спорта: с 1го марта начинаю плавать по утрам в будние дни перед работой. Постараюсь заниматься хотя бы полчаса два раза в неделю.

Третья причина: отсутствие быстрого прогресса в спорте по программе Freeletics, прогресса, который был в летние месяцы. Прогресс летом мотивировал заниматься интенсивно и без пропусков. Возобновление школьных занятий у детей и моих занятий на языковых курсах привело к ограничению времени на Freeletics, новые личные рекорды стали редкостью. Чтобы повысить мотивацию поставил цель на 2017 год: 150 тыс. пунктов (пункты – points – система очков Freeletics). Это на 30% больше, чем в 2016 году. Пришлось пересмотреть план тренировок и тактику «зарабатывания» пунктов. Итоги января-февраля показали, что цель реальная!

Четвертая причина: новый формат обучения на языковых курсах. Несмотря на посредственные показатели 3-го года обучения меня все-таки перевели на продвинутый 4ый курс, и с сентября формат обучения изменился: огромный объем новых слов каждую неделю и зубрежка, которая совсем не оставляет возможности учить диалоги (что я люблю) и разбирать грамматику (по которой я и так очень сильно отстал). В такой ситуации хобби скорее отбирает силы, чем заряжает энергией. Чтобы зря не растрачивать силы, я сократил на него время, стараюсь фокусироваться на необходимом минимуме и жду, когда начнем заниматься по новому бизнес-учебнику.

А теперь самое интересное, пятая причина!

Поиск секретов продуктивности навел меня на идею проанализировать наиболее эффективные периоды за 2014 – 2016 гг. (благодаря хронометражу статистики накопилось много). Обнаружил интересные ответы. Что эффективнее: разнообразие задач или концентрация на ограниченном списке дел? Как влияет сезонность на личную эффективность? Как держать руку на пульсе собственной эффективности? Подробности будут в следующей заметке!