Обретаем баланс между работой и жизнью

"Баланс" (Александра Данковская)

"Баланс между работой и жизнью — ключ к счастью. Я принес жизнь в жертву работе, и, если бы можно было начать сначала, поступил бы иначе". Джорджио Армани

Маэстро Джорджио Армани – это человек, который добился очень многого, создал целую империю моды, бренд, который входит в 100 самых дорогих брендов мира. Это один из немногих дизайнеров, который полностью владеет и управляет всем своим бизнесом. Управляет, несмотря на почтенный возраст. При этом даже великий маэстро признал, что баланс между работой и жизнью – это очень важно. В частности, серьезный вызов для 80-тилетнего Армани сегодня – это выбор приемника, который будет способен сохранить и приумножить его достижения.

Для чего нужен баланс между работой и жизнью?

1. Чтобы испытывать истинную радость и полноту жизни. Радость общения, радость отцовства/материнства, радость служения другим, радость познания нового, радость от успеха (своего, родных и близких, друзей, подчиненных, партнеров…)

2. Чтобы приобретать духовные блага, которые вечны, в отличие от материальных благ. Здесь хочется привести в пример притчу Стивена Кови про человека, который всю жизнь карабкался по лестнице вверх, посвятил этому много усилий, а когда залез на самый верх, обнаружил, что лестница была приставлена не к той стене. «…Собирайте себе сокровища на небе, где ни моль, ни ржа не истребляют и где воры не подкапывают и не крадут…» (Св. Евангелие от Матфея 6:20)

3. Чтобы помогать и поддерживать членов своей семьи, для которых, также как и для вас, ни что не ограничивается только материальными благами. Ваше время им необходимо не меньше, чем материальное обеспечение.

4. Чтобы отдыхать и заряжаться новой энергией благодаря смене деятельности. Заряжаться энергией, которая так нужна и в работе, и в жизни. Заряжаться энергией, которая дает возможность успевать больше.

5. Чтобы избежать проблем в тех областях, которые выпали из сферы вашего внимания. Проблемы в жизни влияют на качество вашей работы, и наоборот!

Продолжая тему приборной панели управления временем, поднятую в предыдущей заметке, сегодня я хотел бы остановиться на двух диаграммах приборной панели, призванных контролировать баланс между работой и жизнью.

Эти диаграммы я называю "стратегические категории". Название определяется тем, что здесь я отслеживаю самые важные для меня категории в текущий период жизни.

Стратегические категории. Май-Август 2014 (в часах за неделю)

Соотношение между стратегическими категориями. Май-Август 2014 (%)

В текущем периоде жизни я выделяю для себя три стратегические категории – это Личность, Семья и Работа. Считаю, что максимумом могут быть пять категорий (если у вас получается больше, то лучше какие-то категории либо сгруппировать, либо вынести на отдельную диаграмму).

При разработке приборной панели ваша задача – выбрать стратегическими категориями именно те, которые имеют значение для вас. Для студента в списке явно окажутся Учеба и Друзья. Для пожилого человека в стратегические категории попадет Тело, когда надо больше заботиться о здоровье, уделять время профилактике заболеваний, обследованиям, лечению.

В моем случае Учеба (или саморазвитие) является составной частью категории «Личность» (более подробно об этом планирую написать в следующей заметке), а время на общение с близкими друзьями я отслеживаю на другой диаграмме, куда попадают категории, составляющие менее 20% основного времени. В понятие «Семья» я вкладываю то, что называется «нуклеарная семья», т.е. жена и дети. Общение с родителями и родственниками – это отдельные категории. Заботу о здоровье я отслеживаю на диаграмме «Общее распределение» в категории Тело (про диаграмму Общее распределение в заметке «Приборная панель управления временем»).

На основе учета личного времени я смог определить параметры баланса между работой и жизнью для себя (это случилось где-то через год после начала учета). Стараюсь, чтобы в неделю на работу в идеале уходило максимум 40 часов (или не более 50% от суммы по трем стратегическим категориям), на Личность – не менее 20 часов (или не менее 25% от суммы по трем категориям). На Семью не менее 16 часов (или не менее 20% от суммы по трем категориям). Оставляю пятипроцентный запас на еженедельные отклонения, которые всегда бывают. О том, как сместить фокус в пользу личной жизни и выходных я написал в заметке "Удивительная константа".

В заключение важно сказать про смысл процентов соотношений. В 2007 я был на очень интересном тренинге по стратегии Григория Крамского. Григорий учит, что цель, которая относится к категории важных, должна весить не менее 20%. Если 10-19%, то это вспомогательная цель. Цель, которая занимает менее 5%, весит слишком мало и из-за этого может потеряться, т.е. выйти из сферы вашего внимания. Таким образом, чтобы был баланс между работой и личной жизнью, я стремлюсь, чтобы Работа не занимала больше 50%, а Личность и Семья не были меньше 20%. Если же ваша цель стать миллиардером за 7 лет, то надо включить категорию Финансы в список стратегических и выделить на нее не менее 20%!

Каждый человек уникален, и каждый период жизни уникален. Поэтому для каждого человека будет свой идеальный баланс между работой и жизнью. Учет времени помогает его найти и быстрее к нему возвращаться в случае "расбалансировки" по той или иной причине. Также учет времени помогает, если вы хотите что-то изменить в своей жизни, сместить акценты. Благодаря приборной панели вы сможете наглядно видеть, как каждую неделю приближаетесь к своему идеальному балансу.

Приборная панель управления временем

«Измерение – это первый шаг, который ведет к контролю и в конечном результате к улучшению. Если вы не можете что-то измерить, вы не можете это понять. Если вы не можете это понять, вы не можете это контролировать. Если вы не можете это контролировать, вы не можете это улучшить». (Джеймс Харрингтон, гуру по повышению эффективности бизнеса)

В этой заметке я хотел бы затронуть вопрос, что из себя может представлять приборная панель управления временем (информационная панель, бортовая панель или попросту отчет).

Вы ведете каждый день учет времени, но что же с этим делать дальше? Как быстро получить оценку того, как распределяется ваше время?

Для меня приборная панель управления временем – это еженедельный отчет, который я начал делать спустя две недели после старта учета времени.

Главные принципы, к которым я стремился:

1. Отчет должен быть максимально простым 
2. На его еженедельное обновление должно уходить минимальное количество времени 
3. Эволюция. Начать с малого, но с самого главного. Дальше можно будет добавлять элементы (или убирать, если они себя не оправдали) 
4. Возможность быстро просмотреть отчет на неделе

Начнем с результата. Что на выходе:

Несколько слайдов Power Point, с диаграммами, иллюстрирующими распределение времени. Одна диаграмма на один слайд. Можно использовать Keynote или какую-то другую программу, можно все делать в Excel. Для меня важно, чтобы файл открывался для просмотра на смартфоне (с помощью мобильных офисных приложений), чтобы можно было обратиться к отчету где-нибудь в дороге.

Все диаграммы показывают понедельную динамику. Я пробовал делать и помесячные сравнения, но опыт показал, что недельных хватает.

Основные диаграммы:

1. Общее распределение
2. Соотношение между важными категориями (баланс)
3. Отдельные диаграммы на каждую категорию

В сегодняшней заметке я более подробно остановлюсь на диаграмме «Общее распределение» (пример - иллюстрация к заметке). Здесь отражены (в часах за неделю):

1. основное (продуктивное) время (время на работу, семью, друзей, увлечения, спорт…)
2. время на сон (ночной, дневной, сон в дороге)
3. время на тело (питание, гигиена, внешний вид, поход к врачу…)
4. время на передвижение (дорогу, пересадки, поездки)
5. непродуктивное время (ТВ, сериалы, интернет-серфинг, компьютерные игры и т.п.)

Основное время - это разница между общим учтенным временем и временем на сон, тело, передвижение и непродуктивным временем.

На этой же диаграмме непродуктивное время откладывается по левой оси в виде процента (непродуктивное время, деленное на сумму продуктивное + непродуктивное). При этом шкала на левой оси реверсивная, т.е. чем выше, тем хуже. (это делается в Excel в настройках диаграммы; для ряда чисел выбирается вспомогательная шкала, где в настройках шкалы можно задать минимальное и максимальное значения). Если сложно, можно не делать!

Я стремлюсь, чтобы непродуктивное время не переходило за 4-5% барьер от суммы продуктивного и непродуктивного времени (т.е. не пересекало 5%-ый «порог видимости», влияющий на твою жизнь), за исключением периода отпусков и длинных выходных (например, на прошлых майских праздниках, 19ая неделя, посмотрел сериал «Вспомни, что будет»!).

Уже одна диаграмма "Общее распределение" позволяет делать мощные выводы. Например, несколько недель был недосып, и из-за этого стало падать основное время, выросла доля непродуктивного времени. Сон имеет значение! (на следующую неделю ставишь задачу отоспаться). Или: в дороге проводится 15-20 часов в неделю, это много. Надо подумать, как наилучшим образом использовать время в дороге и какой маршрут оптимальней для того, чтобы параллельно что-то делать (читать, слушать аудиокнигу, учить язык, больше двигаться, спать…). Возможно, это будет маршрут на 5-10 минут длиннее, но с меньшим количеством пересадок, отнимающих время от чтения или другого полезного занятия.
Другой пример: чтение хорошей духовной книги или приобретение новой хорошей привычки позволяет сократить непродуктивное время и, тем самым, увеличить основное.

Если вы ведете учет только в одной-двух жизненных сферах (например, рабочее время и время на сон), то на диаграмме основного распределения достаточно отразить только две эти сферы. Уже само по себе визуальное отслеживание расходов времени в одной сфере дает много пищи для размышления. 

О том, что могут представлять из себя диаграммы с соотношением между важными категориями и диаграммы по каждой категории я напишу в двух следующих заметках. Хочу лишь еще раз подчеркнуть, что лучше начинать с малого, постепенно добавляя новые элементы. Вот как, например, выглядел мой слайд с основным временем в первые недели учета времени в 2009 году:

Первые полгода учета времени мое основное (продуктивное) время было в среднем  55-60 часов в неделю. При этом я стремился, чтобы получалось не меньше 50 часов. Максимум 70 часов. Резко превышать недельный максимум не имеет смысла: это происходит за счет сна и через неделю-другую приходит расплата: провал в основном времени. Где-то через год основное время стало составлять 75-80 часов, и я определил минимальный и максимальный диапазон как 60 и 80 часов. В 2013 году средний уровень составил 80-85 часов. В 2014-м году 85-90 часов (здесь очень помогла привычка просыпаться раньше в одно и то же время, включая выходные). В 2015 году я определяю свой недельный минимум и максимум как 80 и 100 часов.

Как подготовить данные для диаграмм?

Из недельного файлика учета времени с табличкой из 5 колонок (категория, подкатегория, занятие, время, дата) (см. публикацию Как учитывать время просто и без усилий) я переношу данные в годовой файл Excel, состоящий из двух листов:

На первом листе: та же табличка из пяти колонок, к которой добавляются еще 2 колонки (в них формулы): 

• неделя (номер недели, функция НОМНЕДЕЛИ)
• квадриместр (1 - с января по апрель, 2 - с мая по август, 3 - с сентября по декабрь) - деление года на три части хорошо отражает цикличность жизни (использую в среднесрочных отчетах).

На втором листе: сводная таблица (pivot table) на основе таблицы из первого листа.

• в строках сводной таблицы – категории и подкатегории
• в колонках – номера недель
• в значениях - суммы часов по полю "Время". Трудность может возникнуть при суммировании часов. Чтобы избежать неправильных значений, когда сумма больше 24 часов, надо использовать следующий формат числа: [ч]:мм (числовой формат задается в параметрах полей значений сводной таблицы)

Именно на основе данных сводной таблицы строятся диаграммы.

Информацию о том, как построить сводную таблицу (pivot table) в Excel, уверен, можно найти с помощью любого поисковика (в любом случае это был бы сюжет для отдельного поста).

Вот и все, имея две недели записей можно сделать сводную таблицу и использовать ее данные для построения диаграмм. На первом этапе можно не делать диаграммы, а ограничиться только сводной таблицей. Этого достаточно чтобы сделать первые выводы.

Еженедельное обновление приборной панели занимает у меня до получаса, плюс еще полчаса для выводов и постановки задач по категориям на следующую неделю.

В качестве заключения еще раз основные рекомендации:

• Начните с малого, поставьте себе задачу сделать только одну простую диаграмму и обновлять ее раз в неделю. Делайте это каждую неделю. Постепенно появится непреодолимое желание еще что-то добавить, что-то проанализировать. Так вы добьётесь гораздо большего успеха, чем если будете пытаться сделать все и сразу.
• Постарайтесь выбрать определенное время для работы над еженедельным отчетом, когда вас никто не отвлекает. Определите, что будет «спусковым крючком» для старта работы над ним.
• Получайте удовольствие от процесса, например, выбирая приятные для вас цвета и шрифты при построении диаграмм.

В следующей заметке я планирую прокомментировать диаграмму соотношения между важными категориями, то есть диаграмму, которая отражает баланс между работой и личной жизнью.