Обретаем баланс между работой и жизнью

"Баланс" (Александра Данковская)

"Баланс между работой и жизнью — ключ к счастью. Я принес жизнь в жертву работе, и, если бы можно было начать сначала, поступил бы иначе". Джорджио Армани

Маэстро Джорджио Армани – это человек, который добился очень многого, создал целую империю моды, бренд, который входит в 100 самых дорогих брендов мира. Это один из немногих дизайнеров, который полностью владеет и управляет всем своим бизнесом. Управляет, несмотря на почтенный возраст. При этом даже великий маэстро признал, что баланс между работой и жизнью – это очень важно. В частности, серьезный вызов для 80-тилетнего Армани сегодня – это выбор приемника, который будет способен сохранить и приумножить его достижения.

Для чего нужен баланс между работой и жизнью?

1. Чтобы испытывать истинную радость и полноту жизни. Радость общения, радость отцовства/материнства, радость служения другим, радость познания нового, радость от успеха (своего, родных и близких, друзей, подчиненных, партнеров…)

2. Чтобы приобретать духовные блага, которые вечны, в отличие от материальных благ. Здесь хочется привести в пример притчу Стивена Кови про человека, который всю жизнь карабкался по лестнице вверх, посвятил этому много усилий, а когда залез на самый верх, обнаружил, что лестница была приставлена не к той стене. «…Собирайте себе сокровища на небе, где ни моль, ни ржа не истребляют и где воры не подкапывают и не крадут…» (Св. Евангелие от Матфея 6:20)

3. Чтобы помогать и поддерживать членов своей семьи, для которых, также как и для вас, ни что не ограничивается только материальными благами. Ваше время им необходимо не меньше, чем материальное обеспечение.

4. Чтобы отдыхать и заряжаться новой энергией благодаря смене деятельности. Заряжаться энергией, которая так нужна и в работе, и в жизни. Заряжаться энергией, которая дает возможность успевать больше.

5. Чтобы избежать проблем в тех областях, которые выпали из сферы вашего внимания. Проблемы в жизни влияют на качество вашей работы, и наоборот!

Продолжая тему приборной панели управления временем, поднятую в предыдущей заметке, сегодня я хотел бы остановиться на двух диаграммах приборной панели, призванных контролировать баланс между работой и жизнью.

Эти диаграммы я называю "стратегические категории". Название определяется тем, что здесь я отслеживаю самые важные для меня категории в текущий период жизни.

Стратегические категории. Май-Август 2014 (в часах за неделю)

Соотношение между стратегическими категориями. Май-Август 2014 (%)

В текущем периоде жизни я выделяю для себя три стратегические категории – это Личность, Семья и Работа. Считаю, что максимумом могут быть пять категорий (если у вас получается больше, то лучше какие-то категории либо сгруппировать, либо вынести на отдельную диаграмму).

При разработке приборной панели ваша задача – выбрать стратегическими категориями именно те, которые имеют значение для вас. Для студента в списке явно окажутся Учеба и Друзья. Для пожилого человека в стратегические категории попадет Тело, когда надо больше заботиться о здоровье, уделять время профилактике заболеваний, обследованиям, лечению.

В моем случае Учеба (или саморазвитие) является составной частью категории «Личность» (более подробно об этом планирую написать в следующей заметке), а время на общение с близкими друзьями я отслеживаю на другой диаграмме, куда попадают категории, составляющие менее 20% основного времени. В понятие «Семья» я вкладываю то, что называется «нуклеарная семья», т.е. жена и дети. Общение с родителями и родственниками – это отдельные категории. Заботу о здоровье я отслеживаю на диаграмме «Общее распределение» в категории Тело (про диаграмму Общее распределение в заметке «Приборная панель управления временем»).

На основе учета личного времени я смог определить параметры баланса между работой и жизнью для себя (это случилось где-то через год после начала учета). Стараюсь, чтобы в неделю на работу в идеале уходило максимум 40 часов (или не более 50% от суммы по трем стратегическим категориям), на Личность – не менее 20 часов (или не менее 25% от суммы по трем категориям). На Семью не менее 16 часов (или не менее 20% от суммы по трем категориям). Оставляю пятипроцентный запас на еженедельные отклонения, которые всегда бывают. О том, как сместить фокус в пользу личной жизни и выходных я написал в заметке "Удивительная константа".

В заключение важно сказать про смысл процентов соотношений. В 2007 я был на очень интересном тренинге по стратегии Григория Крамского. Григорий учит, что цель, которая относится к категории важных, должна весить не менее 20%. Если 10-19%, то это вспомогательная цель. Цель, которая занимает менее 5%, весит слишком мало и из-за этого может потеряться, т.е. выйти из сферы вашего внимания. Таким образом, чтобы был баланс между работой и личной жизнью, я стремлюсь, чтобы Работа не занимала больше 50%, а Личность и Семья не были меньше 20%. Если же ваша цель стать миллиардером за 7 лет, то надо включить категорию Финансы в список стратегических и выделить на нее не менее 20%!

Каждый человек уникален, и каждый период жизни уникален. Поэтому для каждого человека будет свой идеальный баланс между работой и жизнью. Учет времени помогает его найти и быстрее к нему возвращаться в случае "расбалансировки" по той или иной причине. Также учет времени помогает, если вы хотите что-то изменить в своей жизни, сместить акценты. Благодаря приборной панели вы сможете наглядно видеть, как каждую неделю приближаетесь к своему идеальному балансу.

Как учитывать время просто и без усилий?

«Я сужу по записям о наших с ним беседах, они отмечены со всей точностью: «1ч 35м, 1ч 50м», — при этом он, разумеется, не смотрел на часы. Мы с ним гуляли, я провожал его, и каким-то внутренним взором он чувствовал бег стрелки по циферблату» (Д. Гранин. Эта странная жизнь)

Что значит учитывать время? Просто отмечать, на что ты его расходуешь. Что-то наподобие учета денежных расходов. 

Простая табличка из 5ти колонок:

1. Категория (Например, семья, работа, личность, друзья, деньги, сон...). Это важно, чтобы контролировать баланс между работой и личной жизнью, не входить в штопор и не накапливать усталость в случае длительного недостатка сна. Если вы читали книгу «7навыков высокоэффективных людей» Стивена Кови, то категории можно определить, руководствуясь вашими «ролями» в жизни.
2. Подкатегория (например, для категории «личность»: развитие, спорт, увлечения, учет...). Контроль подкатегорий важен для гармонии и для концентрации на том, что для вас важно. Можно увлечься чем-то одним в ущерб другим, не менее важным задачам. В моем случае сейчас это слишком много времени на изучение иностранного языка (в какой-то момент дошло до 20-22 часов в неделю, снижаю планку до 12-14 часов)
3. Занятие (например, для подкатегории «спорт» это могут быть: плавание, ходьба, зарядка, тренировка, растяжка, упражнения... Если речь о работе, то это может быть название проекта и/или задачи). Поле «занятие» для меня как дневник - возможность вспомнить, что я конкретно делал в тот или иной день. Есть и другие возможности. Например, в дальнейшем отфильтровав записи по слову «плавание», я могу понять, сколько тренировок по плаванию у меня было за 4 месяца или за год и сравнить с прошлыми периодами.
4. Время (0:05, 1:20, 3:30). Время, затрачиваемое на конкретное занятие. Обычно я все округляю до 5 минут (например, говорил по телефону 13 минут, в отчет запишу 15) - так легче складывать в уме (иногда это требуется!), и сводные отчеты получаются проще для восприятия.
5. Дата (8.01.15). Число нового дня, которое я заношу раз в сутки, чтобы не терять время (копирую дату прошедшего дня и исправляю на текущую дату). Заношу ее напротив строчки с записью о продолжительности ночного сна. Затем, когда делаю недельный отчет, копирую дату во все остальные записи данного дня.

Соответственно, одно занятие – это одна строчка в табличке.

Для людей, работающих с разными проектами, будет иметь смысл добавить колонку Проект (после Подкатегории, перед Занятие). Это позволит в будущем легче проводить сравнения затрат времени на схожие проекты. Оценивать «эффект опыта» (снижение затрат времени в случае повторных проектов).

Я веду свой учет в электронном файле Excel, т.к. Excel обеспечивает высокую гибкость для последующего анализа данных. При этом записи в файл Exel можно делать прямо в смартфоне, который всегда под рукой. Использую Polaris Office для Android. То же самое можно делать в любой другой офисной программе (QuickOffice…)  или с помощью специальных приложений по учету времени, которых все больше и больше (зачастую они предоставляют возможности экспорта в csv-файл). Но мне привычней в Excel. Есть занятия, которые делаешь регулярно, и тогда достаточно сделать Копировать-Вставить и не вводить всё заново, что экономит время. В принципе, думаю, у специальных приложений должна быть функция «повторить операцию».

Когда проходит неделя, я открываю файл на настольном компьютере, переношу недельные записи в файл текущего года и делаю все необходимые действия по обработке и анализу данных (полчаса на обновление сводной таблицы и диаграмм, полчаса на выводы и определение планов на следующую неделю). Подробно об этом я напишу в одном из следующих постов.

Как часто делать записи учета времени?

Первое время я старался заносить каждое занятие сразу или как только появлялась возможность - чтобы сформировать привычку и быть более точным в указании количества времени. Занесение сразу помогает быть осознанным и легче переключаться с одного дела на другое: закончил занятие, занес в табличку, приступил к следующему!

Сейчас я обычно заношу данные в табличку минимум 2 раза в день, восстанавливая события по памяти. Чаще всего делаю это утром по дороге на работу, и вечером по дороге домой. Очень скоро появляется чувство времени, когда ты можешь оценить, сколько длилось то или иное занятие. Также появляется привычка отмечать в уме, когда началось и закончилось то или иное событие: собрание, обед, приход и уход с работы, тренировка и т.п. После этого восстанавливать события в памяти легко. При этом по возможности я и сейчас стараюсь не ждать вечера! 

Сколько времени занимает учет?

Обычно мне требуется 10-15 минут утром и 15-20 минут вечером. Утром меньше, т.к. можно просто Скопировать-Вставить какие-то регулярные занятия, которые бывают перед отходом ко сну и утром после пробуждения (молитва, душ и чистка зубов, одевание, дорога на работу...). Вечером нужно больше времени, особенно когда день был насыщенным на события или накопилась усталость.

Вот и все: 30 минут в день, 3:30 в неделю. В прошлом я мог провести столько времени перед телевизором, скачанным сериалом или в интернете/соц. сетях за один вечер! Но, ведя учет времени, постоянно помнишь, что в жизни есть куда более интересные вещи, которыми хочется заниматься, и на которые так необходимо столь драгоценное и ограниченное время!

Следующий пост будет содержать несколько рекомендаций, которые помогут успешно сформировать привычку учета времени.