17 апреля 2015 г.

Вызов: учитываем время 7 дней!


"Вы не добьетесь подлинного понимания, если будете сидеть, сложа руки. Даже самое крохотное действие лучше горы знаний - ведь знание размером с огромную гору не спасает там, где достаточно грамма практического опыта" (Ошо)

Многие ведут учет своих денежных расходов, и единицы – учет времени. При этом, согласитесь, время – это куда более ценный ресурс!

Можно читать про тайм-менеджмент, но почему бы не попробовать самому? Идея этой статьи – бросить вызов: сможете ли вы ежедневно в течение одной недели учитывать свое время?

Семь дней, которые позволят многое узнать о себе

Краткие инструкции

День перед стартом (суббота). Настройка

День 1 (воскресенье). Быстрый старт

День 2 (понедельник). Справляемся на работе

День 3 (вторник). Трехдневный Страйк

День 4 (среда). Середина недели

День 5 (четверг). Держим темп

День 6 (пятница). Учитываем риски

День 7 (суббота). Радостное предвкушение

Откровение: недельный отчет



Семь дней, которые позволят многое узнать о себе. В частности:
  1. Сколько времени вы используете продуктивно
  2. Сколько времени вы посвящаете работе/учебе, а сколько личной жизни и сну
  3. Сколько времени вы проводите в транспорте
  4. Какой процент времени расходуется непродуктивно
  5. Как сейчас выглядит ваше «колесо жизненного баланса»
Эти новые знания – прекрасная основа для размышлений о том, как более эффективно использовать свое время и где найти скрытые резервы для более полной и насыщенной жизни.


Краткие инструкции


  1. Проверить, что вас ждет обычная неделя. Принимая вызов учитывать время в течение семи дней, вы хотите лучше узнать самого себя сегодняшнего. Поэтому постарайтесь вести свой обычный стиль жизни, не начиная новых дел или целей. Если впереди ждет необычная неделя, аврал, сессия, или, наоборот, отпуск, то учет времени лучше отложить на потом.
  2. Назначить время, когда вы будете заполнять дневник учета времени, и определить, что будет «спусковым крючком». Назначьте минимум два 15-ти минутных отрезка времени в день утром и вечером: например, когда сели в общественный транспорт, или на работе до начала рабочего дня и по его окончании. Определите, что будет «спусковым крючком» - напоминанием о том, что надо заполнить дневник. Это важно, т.к. в суете дел легко забыть о новом вызове.
  3. Отказаться от математической точности! Если вы восстанавливаете свой день (на что расходовали время) по памяти, достаточно примерных цифр, ведь главная цель – это увидеть общую картину! Расхождения в несколько десятков минут на недельном промежутке времени абсолютно непринципиальны.
  4. Поделиться хотя бы с одним другом, чтобы почувствовать обязательство и получить поддержку. Для успеха в любом мероприятии поддержка и обязательство имеют огромное значение. Расскажите другу или члену семьи, которые способны вас поддержать, о том, что вы хотите учитывать свое время в течение семи дней. Если друг при этом сможет ежедневно проверять насколько вы продвинулись, будет еще лучше!
  5. Сделать небольшую подготовительную работу. За день до старта настроиться на плодотворную работу, подготовить дневник (файл, где вы будете отмечать расход времени), определиться с глубиной анализа, которую хотите достичь.

День перед стартом (суббота). Настройка


План сделан из расчета, что у вас 5ти дневная рабочая неделя и два выходных – суббота и воскресенье. Если это не так, то вам возможно потребуется скорректировать план под себя.

На сегодня у нас четыре важные задачи:

1) Определить ваш уровень учета времени:


2) Подготовить дневник (файл, где вы будете отмечать расход времени)
 
Определите, где вы будете вести дневник учета времени и с помощью чего будете анализировать результаты недели. Excel, Google Docs, специальное приложение...
В случае семи дней, для простоты, я предлагаю вам использовать Excel и какое-нибудь мобильное приложение для работы с файлами Excel в дороге (например, Polaris Office).
 
Простой шаблон Excel, готовый к использованию, вы можете скачать здесь.
 


Шаблон включает четыре листа:
  1. Список стандартных категорий и подкатегорий
  2. Простая таблица для ежедневного заполнения
  3. Сводная таблица, где подводятся результаты недели
  4. Диаграмма для «колеса жизненного баланса»
Проверьте, насколько стандартные категории / подкатегории из шаблона соответствуют вашему стилю жизни. Откорректируйте список в случае необходимости.

3) Назначить время учета и определить «спусковой крючок».
 
Решите, когда завтра вы будете заполнять дневник учета, и что (или кто) вам об этом напомнит!

4) Запомнить или записать время сегодняшнего отхода ко сну
 
Так как сон – это главный отдых, с него начинаем учет времени каждого нового дня.



День 1 (воскресенье).  Быстрый старт


УТРО: Для быстрого старта запишите время ночного сна, время на обычные утренние дела. Отметьте все дела, которые успели сделать до момента обращения к дневнику. Закончите, записав количество времени, которое посвятили учету времени, и текущее время. При трудности с определением к какой категории отнести то или иное занятие обращайтесь к списку категорий.


ДЕНЬ: если есть возможность, делайте записи об использовании времени в течение дня, не дожидаясь вечера.



ВЕЧЕР: Отметьте все занятия, которыми занимались в течение дня. Если что-то забыли, или точно не помните сколько времени затратили, ничего страшного. Просто запишите то, что сможете вспомнить! Просмотрите список категорий – это помогает вспоминать. Закончите, записав количество времени, которое посвятили учету, и текущее время. Подумайте, что еще вы собираетесь сделать до отхода ко сну, и когда пойдете спать. Это поможет при заполнении дневника утром следующего дня.


День 2 (понедельник). Справляемся на работе



УТРО: Понедельник – это обычно загруженный день. Постарайтесь найти время для заполнения дневника до того, как погрузитесь в обычную суматоху рабочего дня. Заполните вчерашние занятия, которые предшествовали отходу ко сну, время ночного сна, утренние дела, время на дорогу до работы. Чем занимались в дороге. Закончите, записав количество времени на учет и текущее время.



ДЕНЬ: Если есть возможность, держите файл Excel с дневником открытым, чтобы делать записи в свободные минуты, не дожидаясь вечера.



ВЕЧЕР: Отметьте все занятия, связанные с работой. Если не можете вспомнить все, достаточно одной строчки: «работа» и столько-то часов. Отметьте другие занятия, которым уделяли время в течение дня. Чтобы вспомнить, можно посмотреть список отправленных сообщений и сделанных вызовов. Запишите время на дорогу домой и чем занимались в дороге. Закончите записью количества времени на учет и записью текущего времени. Подумайте о том, что собираетесь делать до отхода ко сну, и когда собираетесь спать (чтобы было легче вспомнить утром).





День 3 (вторник). Трехдневный Страйк



Сегодня третий день учета, должно быть легче. Следуйте рекомендациям предыдущего дня. По возможности, используйте функцию «Копировать» - «Вставить» для повторяющихся занятий из предыдущего дня.





День 4 (среда). Середина недели



Следуйте рекомендациям из День 2. По возможности, используйте функцию «Копировать» - «Вставить» для повторяющихся занятий.





День 5 (четверг). Держим темп



Вчера была пройдена середина. Осталось продержаться сегодняшний день и еще два дня. Используйте опыт, накопленный за предыдущие дни. Обращайтесь к рекомендациям из День 2.





День 6 (пятница). Учитываем риски



Пятница – это, наверное, самый трудный день. Вы уже устали за рабочую неделю. Просто постарайтесь найти силы и сделать несколько записей в дневнике утром и вечером! Точность не имеет большого значения. Главное, чтобы учет не прерывался.


Для многих вечер пятницы – это время отдыха. Это представляет риск для учета, т.к. на следующий день может быть сложно вспомнить все занятия вечера и точное время отхода ко сну. Учтите этот риск, охватите предстоящий вечер мысленным взором заранее. Это поможет вам при заполнении дневника в субботу!





День 7 (суббота). Радостное предвкушение



Поздравляю, вы дошли до седьмого дня учета времени! Финишная прямая!



УТРО. Заполните дневник за вечер пятницы (что сможете вспомнить!), время ночного сна (хотя бы примерно), утренние дела, время на учет, текущее время.



ВЕЧЕР. Зафиксируйте занятия дня и посвященное им время. Т.к. это выходной день, отличающийся от будних, на всякий случай можно посмотреть список категорий, вдруг что-то еще вспомните. Также можно посмотреть первый день (воскресенье) и какие-то записи скопировать оттуда. Подумайте о том, что еще вы собираетесь делать до отхода ко сну, и сколько времени это может занять.



Момент истины близок!
 
 

День 8 (воскресенье). Откровение: недельный отчет


Осталась самая малость: дозаполнить дневник за вечер предыдущего дня и обновить сводную таблицу на соответствующем листе шаблона! Время сна с субботы на воскресенье включать в учет не надо – это будет уже следующая неделя!

Если у вас были орфографические ошибки при заполнении категорий, то они выявятся на стадии обновления сводной таблицы. Ошибки надо найти и исправить (используя фильтры по полям таблицы учета), а затем снова обновить сводную таблицу.

Как обновить сводную таблицу Excel
Открыть лист шаблона со сводной таблицей –> правый клик на сводной таблице -> обновить

Как оценить продуктивное время
Вычесть из Общего Итога следующие затраты времени: Сон, непродуктивное, Тело, Передвижение. На начальном этапе, в 2009-м, я стремился, чтобы продуктивного времени было хотя бы 60 часов в неделю.

Как посчитать процент непродуктивного времени
Поделить непродуктивное время на сумму из продуктивного и непродуктивного. Здесь нет хорошо или плохо, просто вы узнали какую долю своего времени тратите непродуктивно. Сам факт осознания этого будет способствовать тому, что непродуктивное время будет постепенно сокращаться, а продуктивное – расти.

Как определить соотношение между работой и личной жизнью

  1. Определить, что вы берете за 100%. В моем случае это сумма трех категорий Работа + Семья + Личность.
  2. Посчитать вес каждой категории. Если какая-то важная для вас категория весит меньше 20%, есть повод задуматься над тем, как увеличить процент времени, выделяемый на эту категорию. Если работа весит больше 50%, то это также повод задуматься!

Как оценить «колесо жизненного баланса»
Колесо жизненного баланса помогает проиллюстрировать реальное положение в жизни человека и состоит из секторов – категорий вашей жизни. Вам необходимо оценить удовлетворенность каждым сектором по шкале от 0 до 10. Центр Колеса – ноль, периметр – 10.
Пример:
 


Используйте вкладку «Колесо жизненного баланса» шаблона. Там есть подробные инструкции.
Колесо помогает визуально увидеть области, улучшение в которых позволит получать больше радости от жизни.

Заключение


Итак, за прошлые семь дней вы сделали серьезный шаг в познании самого себя и получили хорошую пищу для размышлений.

Вот еще несколько вопросов, которые можно себе задать:

  • достаточно ли времени я уделяю духовному питанию? семье? друзьям?
  • как повысить качество сна?
  • как я могу больше успевать в дороге?

Также можно продлить эксперимент еще на неделю и сравнить вторую неделю с первой. Сводная таблица это позволяет. Либо провести эксперимент через какое-то время и сравнить результаты. Удачи вам в практике тайм-менеджмента!