30 марта 2015 г.

Делим год на три части




«…хочу побывать во всех этих странах. По четыре месяца на каждую. Итого — год.». (цитата из «Ешь. Молись. Люби» Элизабет Гилберт)





В среднесрочной перспективе мы меряем свою жизнь годами. В той или иной форме подводим итоги года, намечаем планы на будущее.

Чтобы не отклоняться от годовых целей организации живут еще и кварталами: каждые три месяца - подведение итогов, сравнение с прошлым кварталом и кварталом годом ранее, "закрытие", языком финансистов. На основе итогов квартала проверяем достижимость годовых целей, корректируем планы и ресурсы следующего квартала.



Что делать с учетом времени? Есть ли смысл анализировать расход своего времени каждый квартал?



Французы при планировании иногда используют "квадриместры" - периоды из четырех месяцев. С января по апрель, с мая по август и с сентября по декабрь. Именно эту систему, а не квартальное планирование я взял за основу для среднесрочного анализа расхода времени. Живу по квадриместрам с конца 2013 года!


  

В чем плюсы квадриместров?




  1. Квадриместры хорошо отражают цикличность жизни:
     
    I.    Январь-Апрель – это старт нового года и активная работа до майских праздников.
    II.   Май-Август – это теплое время, время летних каникул, здесь своя специфика.
    III.  Сентябрь-Декабрь – это старт учебного года, кружков, секций и курсов, а также финишная прямая к успешному завершению календарного года.
     
  2. Квадриместров меньше, чем кварталов! Это значит, что отчетности меньше, а смысла – больше!
     
  3. Отслеживание квадриместров позволяет адаптировать свои привычки, особенно на летний период. За период с сентября по май привыкаешь к определенному ритму: проверка детских дневников, домашние задания, отвезти-привезти детей на кружок/секцию. На лето это все прекращается. С сентября – возобновляется. Таким образом 2ой квадриместр, с мая по август, загружаем другими семейными активностями. Результат: сохранения баланса между работой и личной жизнью и возможность успевать максимум в любой период.
     
  4. Возможность развести бизнес-отчетность (по кварталам) с личной отчетностью. Квартальная отчетность в бизнесе приходится на начало апреля, июля и октября. При этом личная отчетность по квадриместрам делается в начале мая и сентября. Накладок не происходит.
     
  5. Подведение итогов первого квадриместра приходится на майские праздники, это удобно. Найти 2-3 часа на майских праздниках гораздо легче, чем в начале апреля. Подведение итогов второго квадриместра приходится на начало сентября, когда есть силы, накопленные за лето, чтобы немного подумать и настроиться на завершающий квадриместр года.


  

Как это работает в моем случае?




У меня есть несколько простых таблиц, которые включают общее количество часов за квадриместр на ту или иную деятельность, а также среднее недельное значение этого расхода. Таким образом, я могу увидеть изменения, происходящие в среднесрочной перспективе, подумать над причинами этих изменений и над тем, что можно сделать.

Для таблицы я использую те же категории и подкатегории, что и в еженедельной приборной панели управления временем.



Пример общего распределения времени по квадриместрам:








Например, в мае 2014 года я увидел, что мое продуктивное время снизилось в 1-м квадриместре до 1354 часов (78:59 в неделю). Анализ причин показал снижение продуктивного времени на работе (остальные категории – семья, личность,… на хорошем уровне). План действий: возобновление практики еженедельных планерок с командой для поддержания тонуса. Результат: во втором квадриместре продуктивное время возросло до 1534 часов (плюс 180 часов или рост на 13%!).

Помимо общего распределения для понимания происходящего я делаю анализ по квадриместрам для:

  1. Соотношения между важными категориями (личность, семья, работа)
     
  2. Соотношения между подкатегориями отдельных важных категорий
     
  3. Спортивных показателей


  

Сколько времени занимает квадриместровый отчет?




Квадриместровый отчет базируется на данных учета времени. Как учитывать время просто и без усилий, читайте здесь.
Обновление квадриместрового отчета занимает полчаса-час (т.к. это простое обновление сводной таблицы и перенос данных из нее), еще час-полтора посвящаю на размышления как улучшиться в следующем квадриместре. При потенциальном выигрыше в десятки часов инвестиция в размере двух-трех часов каждые четыре месяца стоит того, не так ли?