8 февраля 2015 г.

ТОП5 вопросов при определении категорий учета времени




"Вопрос-Ответ" (Александра Данковская)

«Время бесценно. Хорошенько подумай, на что ты его тратишь.» (Джордж Бернард Шоу)

В первые недели учета и разработки приборной панели управления временем много вопросов возникает в сфере присвоения категорий/подкатегорий тому или иному занятию. Поэтому здесь я постарался собрать самые часто возникающие, самые «времяёмкие»  вопросы. Благодарю друзей, которые поделились своими вопросами для заметки! 


1. Какие подкатегории использовать в работе? Как извлечь большую пользу от учета рабочего времени?



На работе мы проводим примерно половину своей активной жизни, и с эффективной категоризацией рабочих дел обычно возникает больше всего трудностей.

Долгое время я использовал подкатегории на основе функций менеджера (Планирование, Делегирование, Наставничество и Ведение,  Контроль), дополненные такими подкатегориями как «Работа с цифрами», «Работа над презентациями» и «Общение» (в основном неформальное, которое нельзя отнести ни к какой другой подкатегории). Это определялось моим стремлением уменьшить время на работу с цифрами и увеличить время на работу с людьми, делегирование и наставничество.

При этом цели и проекты, над которыми велась работа, попадали в поле «Занятие». Минусом такого подхода оказалась недостаточная информативность и нехватка фокуса на цели и задачи. Поэтому с начала года я поменял категоризацию. Пришлось также обновить записи двух прошлых лет, но этого того стоило! Все очень просто: теперь я использую категории в соответствии со своими KPI на работе, KPI, которые определены в рамках полугодовых собеседований с руководством (обычное количество KPIот четырех до шести). Теперь я могу сопоставить процент времени, который я выделяю на KPI, c весом  KPI, и вносить соответствующие корректировки. Из прошлых подкатегорий остались «Общение» и отчасти «Планирование», которое я переименовал в «Управление задачами». Управление задачами – это работа со списками дел, обработка новых задач, каскадирование, обновление статусов, контроль выполнения. Как говорят французы: «Человек, который много планирует, быстро реагирует!»

Наконец я добавил колонку «Проект», сразу после «Подкатегории», и заполняю ее для больших проектов. Это позволяет сравнивать схожие проекты между собой и работать над тем, чтобы с каждым новым похожим проектом время на него сокращалось («эффект опыта»).


2. Куда отнести здоровье, лечение, спорт, фитнес? Это одна категория или разные?


В своей системе для здоровья я выделяю две разные категории: «Тело» (категория) и «Спорт» (подкатегория в категории «Личность», входит в «продуктивное» время). Смысл разделения в том, что время на тело – это время необходимое для жизнеобеспечения, а время на спорт – это время на то, что заряжает энергией, укрепляет здоровье и продлевает жизнь. Таким образом, увеличение времени на спорт (фитнес, йогу), уменьшает время на тело (болезни, лечение).

В рамках категории «Тело» я выделяю следующие подкатегории:

  • Питание
  • Гигиена (чистка зубов, душ и т.п.)
  • Внешний вид (время одеться, причесаться)
  • Забота (походы к врачу, лечение, прием лекарств)

«Тело — домик, Богом данный, его нужно ремонтировать» (святая Матрона Московская).

В процессе учета времени на «Тело» для быстроты я обычно не фиксирую занятие, а только подкатегорию (Питание, Гигиена,...), и использую функцию "копировать/вставить", так как многие действия повторяются каждый день.

Спорт (йога, фитнес) – это Личность. Да, в результате - красивое тело, здоровье, долголетие. При этом спорт – это занятие и для тела, и для души: приходится добиваться новых результатов, прогресса, развития. Спорт повышает энергичность в организме и позволяет успевать больше (подробнее про категорию Личность и подкатегорию Спорт в заметке «Контроль личного времени»).


3. Как учитывать отдых? С семьей, с друзьями, с коллегами, с самим собой?



У меня умышленно нет категории и подкатегории «Отдых». Все время делится на продуктивное, либо непродуктивное. Например, ТВ, компьютерные игры – это «Непродуктивное время» (попадают в соответствующую категорию). Здесь то, что отдыхом не является.

Отдых – это смена деятельности. Общение с друзьями – попадает в категорию Друзья, плавание в бассейне – Личность/Спорт, поход в ресторан – Семья/Общение и Тело/Питание, прогулка с детьми – Семья/ГСИ («Гулять-Спорт-Играть»), лежать на пляже – Личность/Развитие (если это медитация или чтение), сходить на выставку – Личность/Развитие.

И, конечно же, самый главный отдых – это сон. То, что позволяет восстановиться физически, эмоционально и духовно. Сон - отдельная категория для учета. 


4. Какие категории для работы по дому, стирки, мытья посуды, приготовления еды?


Для меня все это попадает в категорию «Семья». При этом в категории «Семья» я выделяю несколько подкатегорий:
  • Забота. Это закупки продуктов, мытье посуды, разбудить детей утром, приготовить еду и т.п. Считаю, что даже если ты готовишь еду, стираешь или гладишь одежду только для себя, это все равно забота о семье, т.к. ты освобождаешь членов своей семьи от необходимости это делать за тебя.
  • Дом. Недавно ввел это название (раньше было «Порядок»). Здесь все, что связано с улучшением жилищных условий, ремонт, наведение порядка, вынос мусора, работа по дому и т.д.
  • Ведение (это занятия с детьми, уроки и т.п.)
  • Чтение с детьми
  • ГСИ («Гулять-Спорт-Играть» – активности)
  • Общение


5. Обед на работе – какая это категория/подкатегория?



Есть отрезки времени, которые могут попадать у меня в две категории, т.е. один час превращается в два и в моих сутках оказывается больше 24 часов! Сюда относится и обед на работе. С одной стороны, это категория Тело/Питание, с другой – Работа/Общение. Общаясь с коллегами за обедом или чашкой чая, мы делаем очень важное дело – узнаем новости, делимся информацией и мнениями, осознаем, что мы не просто рабочие функции, а личности с разнообразными интересами!


Ответы, которые я здесь привел – это не истина в последней инстанции, а только мой личный опыт. Убежден, что идеальная система (дерево) категорий и подкатегорий – это та, которую человек сделал на основе собственных интересов, желаний, устремлений и опыта. Удачи вам в познании себя!