13 февраля 2015 г.

Секрет успешной недели





«Глупо строить планы на всю жизнь, не будучи господином даже завтрашнего дня». Сенека

Бывало ли у вас такое: прошла целая неделя, и вы вдруг вспоминаете, что хотели заняться чем-то интересным или важным, но так и не занялись, так как были заняты или просто не вспомнили? У меня бывало. И бывает! Но сейчас реже.  Благодаря простой системе постановки задач на неделю и отслеживания результатов. Системе, которую я позаимствовал из бизнеса, и распространил на все сферы своей жизни. Системе, которая опирается на учет времени и данные приборной панели управления временем.


В чем польза еженедельного планирования жизни?



  1. Удовлетворение от того, что успел все, или почти все, что хотел. Что за неделю успел сделать больше важных дел, чем когда-то успевал за две!
  2. Чувство контроля над обстоятельствами, что ничто важное не забыто.
  3. Охват всех сфер жизни и нахождение баланса между работой и жизнью.
  4. Осознанный выбор: в случае большого количества задач ты осознанно решаешь, на чем сфокусироваться.
    Если не сформулировать приоритетные задачи на неделю, в ситуации большого количества дел и желаний, решать за тебя будет твое подсознание, твое "второе я", а не ты. Считается, что мозг может удержать в сознании пять тем. Если появляется шестая, то подсознание само решит, на каких пяти темах из шести сфокусировать усилия.
  5. Связь с глобальными устремлениями. Ты не теряешь надолго из виду свои глобальные устремления / цели (годовые, долгосрочные), тем самым обеспечивая себе последовательное продвижение вперед.



Как поставить задачи на неделю, чтобы успеть больше?



Когда планируешь дела на неделю, то появляется много дел, которыми хочется или требуется заняться. Если запланировать очень много, то по окончании недели можно испытать разочарование от того, что многое не сделал, и надо переносить дела. Бывают дела, которые переносятся из одной недели в другую на протяжении долгого времени! Это совершенно нормально, такова природа человека. Но с этим можно справляться. Как поставить задачи на неделю, чтобы успеть все или почти все?


  1. Охватить все важные стороны жизни. Для этого выделить все важные для вас категории: семья, работа, друзья, деньги, здоровье, личностный рост, сон... Главное, постарайтесь, чтобы категорий было максимум 8-10. При большем количестве произойдет размывание фокуса, важность каждой категории упадет. Ваш список категорий – это не что-то зафиксированное навечно, поэтому не переживайте! Нет правильных и неправильных категорий. Каждый человек уникален, и у каждого человека категории могут быть свои. При чем на разном этапе жизни – разные.
  2. Для каждой стороны жизни (категории) запланировать одну, максимум четыре задачи. Лучше ограничиться двумя-тремя. Желательно, чтобы задачи были сформулированы по подкатегориям, которые имеют значение для вас (для семьи это может быть «дом» или «поддержка»). В моем случае я использую те же категории и подкатегории, что и для учета времени. Это позволяет напрямую связать учет времени с целями и задачами.
  3. Использовать большой размер шрифта! (в случае MS PowerPoint не меньше 14го). С одной стороны, это позволит быстро считать с листа информацию, особенно в случае если вы захотите обратиться к задачам на неделе (что крайне полезно!), с другой стороны это ограничит вас, так как при использовании большого размера шрифта место на листе быстро закончится!
  4. Обязательно уместить все ваши недельные планы на один лист (лучше горизонтальный, т.к. его удобно уместить на экран компьютера или планшета и можно прописать категорию, подкатегорию, задачу и статус выполнения). Это, я считаю, самое главное. Если "хотелок" очень много, и они не умещаются на один лист, то вы точно что-нибудь не успеете за неделю. Я проверял это на практике много раз. Даже когда задачи умещаются на 1 лист, 2-3 из них останутся не выполненными и перейдут на следующую неделю. (Если у меня по итогам недели только 2-3 невыполненные задачи, я считаю это за отличный результат!)



В итоге на неделю у меня обычно в списке 15-16 приоритетных задач (столько помещается на слайд Power Point). Некоторые из них регулярные, т.е. мне важно их делать каждую неделю. Например, вести учет времени J. Другие – уникальные для конкретной недели… Хотя сейчас я понимаю, что планировать 12-14 задач на неделю было бы более правильным: еще больше шансов успеть все!


Как быстро подвести итоги недели?



На самом деле подведение итогов – это то, с чего начинается планирование. Перед тем как запланировать задачи на новую неделю, сначала быстро подводим итоги прошлой недели.

В списке задач на неделю у меня есть специальная колонка, где, по итогам недели, я напротив каждой задачи ставлю зеленую/желтую/красную рожицу, в зависимости от того, каков результат (см. иллюстрацию к статье). Зеленая рожица – задача выполнена. Красная – нет. Желтая – частично. Чем больше зеленых рожиц - тем больше удовлетворения от прошедшей недели! Используйте то, что вам нравится: смайлики, оценки по пятибальной системе как в школе, плюсики, галочки, и пр. Главное, вы обратились мыслительным взором к прошедшей неделе и подвели итоги.

Бывает, в списке задач прошлой недели у меня появляются новые строчки – задачи, которые не стояли, но появились в течение недели и были выполнены. Стоит потратить немного времени и вспомнить такие задачи! Это приятно!

Также, на основе учета времени, я проставляю фактический процентный вес каждой из стратегических категорий. За 100% беру сумму Личность-Семья-Работа. Я стремлюсь, чтобы  Работа не превышала 50% (оптимально 45-50%), Личность была на уровне 25%, Семья, не менее 20%. Выделяю зеленым цветом, если удалось попасть в нужный процент, если нет - красным. 


Сколько времени на это требуется?



Обычно подведение итогов недели и планирование задач на следующую занимает около 30 минут. Еще около 30 минут уходит на «приборную панель управления временем» (еженедельное обновление графиков расходов времени на разные сферы жизни). Собственно, сначала обновление графиков приборной панели, затем подведение итогов и планирование следующей недели.

Скачать шаблон Power Point для постановки задач на неделю и подведения итогов недели можно здесь (Раздел "Скачать" Успеваем Больше).

Таким образом, получается взаимосвязанная система, которая базируется на трех китах: учет времени, приборная панель управления временем и еженедельное планирование.

Следующую заметку я собираюсь посвятить первому "киту", а именно тому, как возобновить привычку учитывать время после перерыва.


Статьи по теме: Почему неделю лучше начинать в воскресенье?