11 октября 2016 г.

Справочник? Элементарно!



"Мир полон очевидных вещей, которых никто не замечает" (Шерлок Холмс, сериал "Элементарно")

Ситуация: на собрании неожиданно встает вопрос о том, что было год назад (полгода назад) с таким-то таким показателем. Все начинают гадать, вспоминать, но достоверность "плюс-минус полкилометра". Да, можно залезть в ноутбук, открыть почту, отыскать старый отчет. При этом все 15 участников будут смотреть на тебя в 30 глаз и ждать. А тут еще и с первого раза отчет не находится, ноутбук зависает, пропало подключение к корпоративной сети... В общем, фиаско.

Решение, про которое я здесь пишу, простое, и лежит оно на поверхности.  Но, как ни странно, очень мало, кто им пользуется. Особенно в нашу цифровую эпоху. Да я и сам только недавно взял его на вооружение. Вдохновился принципом «коллекций», который используется в Bullet Journal (система планирования дел), а пример взял со «старших товарищей» - опытных директоров, с которыми посчастливилось работать.

Речь идет про простую файловую папку, либо папку с кольцами:



 
Главное в ее использовании - две вещи:


  1. Все добавляемые в папку листы с информацией следует предварительно нумеровать (от руки внизу пишем – 1, 2, 3,… и т.д. по мере добавления новых документов).
  2. Первый лист в папке – это пустой лист «Содержание», куда от руки вписываем названия и номера страниц добавленных отчетов, справок, бортовых таблиц, приложений.


Такой справочник с пронумерованными страницами и содержанием может иметь массу областей применения:

Для управленцев и бизнесменов – подборка ежедневных, еженедельных, ежемесячных отчетов (бортовые таблицы, отчеты с данными, KPI-показатели). То, что может понадобиться в повседневной работе. Здесь вся нужная информация под рукой и легко находима. По мере выхода новых отчетов старые отчеты заменяем на новые. Новые не забываем нумеровать. Сам номер сохраняем прежний, чтобы соответствовать содержанию.

Для учителей – расписания уроков, успеваемость учеников по классам, даты каникул, учебный план, справочная информация о стоимости питания, кружках дополнительного образования, требования к олимпиадам.

Для тренеров – списки групп, справочные нормативы (на тот или иной разряд), расписания, результаты учеников, календарь соревнований, требования к допуску к соревнованиям, чек-листы оплат занятий.

Для студентов – распечатки и раздатки по предмету, которые понадобятся перед тестом / зачетом / экзаменом.

Для продавцов-консультантов – информация о продукции, сравнения с конкурентами, действующая в этом месяце система мотивации, сроки поступления товаров на склад.

Для риэлторов – актуальная информация по объектам, по проектам в работе, справочники цен, районные новости, планы развития территорий, метро, памятки и чек-листы.


Главный плюс – в бумажной папке мы находим нужную информацию быстрее, чем в компьютере или планшете.

Дополнительные плюсы:
  • Отделение важной информации от информационного шума. По мере работы с папкой-справочником мы отмечаем, какая информация используется, а какая ни разу не пригодилась. Сделав ревизию, избавляемся от ненужных отчетов.
  • Трэкинг (отслеживание) показателей. В одном прозрачном файле можно хранить 2-3 старых отчета (просто добавляя новые поверх старых). Таким образом, можно взять страничку месячной или двухмесячной давности и сравнить с новым отчетом, посмотреть, что же поменялось. Иногда интересные вещи обнаруживаются.


Как выработать новую привычку работать с папкой-справочником:

  1. Купите папку! (И дырокол – если папка с кольцами! Папка с четырьмя кольцами и соответствующий дырокол обойдутся дороже, но это самый удобный и надежный вариант).
  2. Добавьте в папку первый пустой лист – и надпишите его сверху: «Содержание».
  3. При получении нового справочного материала или очередного отчета на почту сразу распечатывайте его и добавляйте в папку. Не стоит ждать специального момента!
  4. На добавляемом отчете сразу проставляйте номер страницы
  5. … и записывайте название отчета и номер страницы на листе «Содержание».
  6. Порядок расположения документов в папке не имеет значения, добавляйте по мере получения новых материалов, не тратьте время на сортировку! Благодаря листу «Содержание» вы сможете быстро находить любой материал.
  7. Всегда берите папку на собрания / лекции / встречи, используйте. Вы быстро почувствуете положительный эффект, и это станет стимулом для укрепления новой привычки.

Очень простой навык, усиливающий деловой имидж и экономящий массу времени!