16 января 2015 г.

14 дней до первых результатов

"14 дней до..." (Александра Данковская)

«Ежедневное планирование порождает узкий взгляд на вещи, как например, в кино на первом ряду. Вы ориентированы на срочность, вы учитываете только часы. Если же вы планируете на неделю - это побуждает вас думать о важности дел и об их эффективности.» (Б. Шефер. Искусство управлять своим временем)

Первые результаты ведения учета времени я подвел через две недели. Почему?


Во-первых, так как гуру тайм-менеджмента рекомендуют недельный шаг в планировании. В течение недели реальнее выделить время на все важные для тебя дела, чем в течение одного дня. За день может произойти много разных внеплановых событий (например, можно забыть рабочий ноутбук дома, как это недавно случилось у меня!), и приходится адаптировать свой график. Месяц – слишком длинный срок, и сравнивать месяца между собой не так объективно, как недели: в месяцах разное количество дней и разное количество выходных. (Для более длинных сравнений я предпочитаю годовой и четырехмесячный периоды, но это отдельная тема)


Во-вторых, недельный ритм планирования - это то, к чему я привык в работе. Недельное планирование свойственно большинству организаций. Для азиатских компаний характерно больше формализма, с еженедельными письменными отчетами, где отражаются результаты прошлой недели и планы на текущую. У европейских компаний это может быть просто в виде обсуждения в рамках еженедельной планерки. В какой-то момент, параллельно с началом экспериментов по учету времени я понял, что если бизнес так внимательно относится к еженедельному планированию, и миллионы сотрудников по всему миру призваны уделять этому время, то почему бы не выделить время для еженедельного планирования своей жизни. В конце концов это куда важнее!


В-третьих, чтобы было, что с чем сравнивать! Первую неделю со второй. Я хотел построить графики, а для этого надо хотя бы две точки! Ждать два месяца мне не хотелось, поэтому две недели – это самое то!


Таким образом, на первом этапе я задался целью вести учет личного и рабочего времени ежедневно в течение двух недель с тем, чтобы в конечном итоге просуммировать результаты двух недель, посмотреть, как распределяется мое время между разными сферами жизни, и сравнить две недели между собой.


Параллельно с ведением учета первые две недели я размышлял над тем, к каким категориям и подкатегориям я относил те или иные события и занятия, корректировал списки категорий и подкатегорий и их названия, чтобы они лучше соответствовали моей жизни. В случае корректировок вносил изменения в записи прошлых дней. О категориях и подкатегориях более подробно в заметке "Как учитывать время просто и без усилий". Также я размышлял над тем, что за отчет я смогу сделать по истечении двух недель, какие построю диаграммы, какие показатели смогу отслеживать на регулярной основе. В результате, на основе данных за 14 дней получилась "приборная панель управления временем", отчет, который я обновляю на еженедельной основе.


В следующей заметке я дам описание "приборной панели управления временем" и рекомендации, как ее сделать.

Уже сейчас можно сказать совершенно точно: сам факт учета времени ежедневно в течение 14 дней приведет к тому, что продуктивное время возрастет, так как каждый день будет возрастать осознание ценности времени, и желание расходовать его более эффективно. Приборная панель с результатами первой и второй недели это докажет. Так было в моем случае, уверен, так будет и в вашем!