Приборная панель управления временем

«Измерение – это первый шаг, который ведет к контролю и в конечном результате к улучшению. Если вы не можете что-то измерить, вы не можете это понять. Если вы не можете это понять, вы не можете это контролировать. Если вы не можете это контролировать, вы не можете это улучшить». (Джеймс Харрингтон, гуру по повышению эффективности бизнеса)

В этой заметке я хотел бы затронуть вопрос, что из себя может представлять приборная панель управления временем (информационная панель, бортовая панель или попросту отчет).

Вы ведете каждый день учет времени, но что же с этим делать дальше? Как быстро получить оценку того, как распределяется ваше время?

Для меня приборная панель управления временем – это еженедельный отчет, который я начал делать спустя две недели после старта учета времени.

Главные принципы, к которым я стремился:

1. Отчет должен быть максимально простым 
2. На его еженедельное обновление должно уходить минимальное количество времени 
3. Эволюция. Начать с малого, но с самого главного. Дальше можно будет добавлять элементы (или убирать, если они себя не оправдали) 
4. Возможность быстро просмотреть отчет на неделе

Начнем с результата. Что на выходе:

Несколько слайдов Power Point, с диаграммами, иллюстрирующими распределение времени. Одна диаграмма на один слайд. Можно использовать Keynote или какую-то другую программу, можно все делать в Excel. Для меня важно, чтобы файл открывался для просмотра на смартфоне (с помощью мобильных офисных приложений), чтобы можно было обратиться к отчету где-нибудь в дороге.

Все диаграммы показывают понедельную динамику. Я пробовал делать и помесячные сравнения, но опыт показал, что недельных хватает.

Основные диаграммы:

1. Общее распределение
2. Соотношение между важными категориями (баланс)
3. Отдельные диаграммы на каждую категорию

В сегодняшней заметке я более подробно остановлюсь на диаграмме «Общее распределение» (пример - иллюстрация к заметке). Здесь отражены (в часах за неделю):

1. основное (продуктивное) время (время на работу, семью, друзей, увлечения, спорт…)
2. время на сон (ночной, дневной, сон в дороге)
3. время на тело (питание, гигиена, внешний вид, поход к врачу…)
4. время на передвижение (дорогу, пересадки, поездки)
5. непродуктивное время (ТВ, сериалы, интернет-серфинг, компьютерные игры и т.п.)

Основное время - это разница между общим учтенным временем и временем на сон, тело, передвижение и непродуктивным временем.

На этой же диаграмме непродуктивное время откладывается по левой оси в виде процента (непродуктивное время, деленное на сумму продуктивное + непродуктивное). При этом шкала на левой оси реверсивная, т.е. чем выше, тем хуже. (это делается в Excel в настройках диаграммы; для ряда чисел выбирается вспомогательная шкала, где в настройках шкалы можно задать минимальное и максимальное значения). Если сложно, можно не делать!

Я стремлюсь, чтобы непродуктивное время не переходило за 4-5% барьер от суммы продуктивного и непродуктивного времени (т.е. не пересекало 5%-ый «порог видимости», влияющий на твою жизнь), за исключением периода отпусков и длинных выходных (например, на прошлых майских праздниках, 19ая неделя, посмотрел сериал «Вспомни, что будет»!).

Уже одна диаграмма "Общее распределение" позволяет делать мощные выводы. Например, несколько недель был недосып, и из-за этого стало падать основное время, выросла доля непродуктивного времени. Сон имеет значение! (на следующую неделю ставишь задачу отоспаться). Или: в дороге проводится 15-20 часов в неделю, это много. Надо подумать, как наилучшим образом использовать время в дороге и какой маршрут оптимальней для того, чтобы параллельно что-то делать (читать, слушать аудиокнигу, учить язык, больше двигаться, спать…). Возможно, это будет маршрут на 5-10 минут длиннее, но с меньшим количеством пересадок, отнимающих время от чтения или другого полезного занятия.
Другой пример: чтение хорошей духовной книги или приобретение новой хорошей привычки позволяет сократить непродуктивное время и, тем самым, увеличить основное.

Если вы ведете учет только в одной-двух жизненных сферах (например, рабочее время и время на сон), то на диаграмме основного распределения достаточно отразить только две эти сферы. Уже само по себе визуальное отслеживание расходов времени в одной сфере дает много пищи для размышления. 

О том, что могут представлять из себя диаграммы с соотношением между важными категориями и диаграммы по каждой категории я напишу в двух следующих заметках. Хочу лишь еще раз подчеркнуть, что лучше начинать с малого, постепенно добавляя новые элементы. Вот как, например, выглядел мой слайд с основным временем в первые недели учета времени в 2009 году:

Первые полгода учета времени мое основное (продуктивное) время было в среднем  55-60 часов в неделю. При этом я стремился, чтобы получалось не меньше 50 часов. Максимум 70 часов. Резко превышать недельный максимум не имеет смысла: это происходит за счет сна и через неделю-другую приходит расплата: провал в основном времени. Где-то через год основное время стало составлять 75-80 часов, и я определил минимальный и максимальный диапазон как 60 и 80 часов. В 2013 году средний уровень составил 80-85 часов. В 2014-м году 85-90 часов (здесь очень помогла привычка просыпаться раньше в одно и то же время, включая выходные). В 2015 году я определяю свой недельный минимум и максимум как 80 и 100 часов.

Как подготовить данные для диаграмм?

Из недельного файлика учета времени с табличкой из 5 колонок (категория, подкатегория, занятие, время, дата) (см. публикацию Как учитывать время просто и без усилий) я переношу данные в годовой файл Excel, состоящий из двух листов:

На первом листе: та же табличка из пяти колонок, к которой добавляются еще 2 колонки (в них формулы): 

• неделя (номер недели, функция НОМНЕДЕЛИ)
• квадриместр (1 - с января по апрель, 2 - с мая по август, 3 - с сентября по декабрь) - деление года на три части хорошо отражает цикличность жизни (использую в среднесрочных отчетах).

На втором листе: сводная таблица (pivot table) на основе таблицы из первого листа.

• в строках сводной таблицы – категории и подкатегории
• в колонках – номера недель
• в значениях - суммы часов по полю "Время". Трудность может возникнуть при суммировании часов. Чтобы избежать неправильных значений, когда сумма больше 24 часов, надо использовать следующий формат числа: [ч]:мм (числовой формат задается в параметрах полей значений сводной таблицы)

Именно на основе данных сводной таблицы строятся диаграммы.

Информацию о том, как построить сводную таблицу (pivot table) в Excel, уверен, можно найти с помощью любого поисковика (в любом случае это был бы сюжет для отдельного поста).

Вот и все, имея две недели записей можно сделать сводную таблицу и использовать ее данные для построения диаграмм. На первом этапе можно не делать диаграммы, а ограничиться только сводной таблицей. Этого достаточно чтобы сделать первые выводы.

Еженедельное обновление приборной панели занимает у меня до получаса, плюс еще полчаса для выводов и постановки задач по категориям на следующую неделю.

В качестве заключения еще раз основные рекомендации:

• Начните с малого, поставьте себе задачу сделать только одну простую диаграмму и обновлять ее раз в неделю. Делайте это каждую неделю. Постепенно появится непреодолимое желание еще что-то добавить, что-то проанализировать. Так вы добьётесь гораздо большего успеха, чем если будете пытаться сделать все и сразу.
• Постарайтесь выбрать определенное время для работы над еженедельным отчетом, когда вас никто не отвлекает. Определите, что будет «спусковым крючком» для старта работы над ним.
• Получайте удовольствие от процесса, например, выбирая приятные для вас цвета и шрифты при построении диаграмм.

В следующей заметке я планирую прокомментировать диаграмму соотношения между важными категориями, то есть диаграмму, которая отражает баланс между работой и личной жизнью.