Как учитывать время просто и без усилий?

«Я сужу по записям о наших с ним беседах, они отмечены со всей точностью: «1ч 35м, 1ч 50м», — при этом он, разумеется, не смотрел на часы. Мы с ним гуляли, я провожал его, и каким-то внутренним взором он чувствовал бег стрелки по циферблату» (Д. Гранин. Эта странная жизнь)

Что значит учитывать время? Просто отмечать, на что ты его расходуешь. Что-то наподобие учета денежных расходов. 

Простая табличка из 5ти колонок:

1. Категория (Например, семья, работа, личность, друзья, деньги, сон...). Это важно, чтобы контролировать баланс между работой и личной жизнью, не входить в штопор и не накапливать усталость в случае длительного недостатка сна. Если вы читали книгу «7навыков высокоэффективных людей» Стивена Кови, то категории можно определить, руководствуясь вашими «ролями» в жизни.
2. Подкатегория (например, для категории «личность»: развитие, спорт, увлечения, учет...). Контроль подкатегорий важен для гармонии и для концентрации на том, что для вас важно. Можно увлечься чем-то одним в ущерб другим, не менее важным задачам. В моем случае сейчас это слишком много времени на изучение иностранного языка (в какой-то момент дошло до 20-22 часов в неделю, снижаю планку до 12-14 часов)
3. Занятие (например, для подкатегории «спорт» это могут быть: плавание, ходьба, зарядка, тренировка, растяжка, упражнения... Если речь о работе, то это может быть название проекта и/или задачи). Поле «занятие» для меня как дневник - возможность вспомнить, что я конкретно делал в тот или иной день. Есть и другие возможности. Например, в дальнейшем отфильтровав записи по слову «плавание», я могу понять, сколько тренировок по плаванию у меня было за 4 месяца или за год и сравнить с прошлыми периодами.
4. Время (0:05, 1:20, 3:30). Время, затрачиваемое на конкретное занятие. Обычно я все округляю до 5 минут (например, говорил по телефону 13 минут, в отчет запишу 15) - так легче складывать в уме (иногда это требуется!), и сводные отчеты получаются проще для восприятия.
5. Дата (8.01.15). Число нового дня, которое я заношу раз в сутки, чтобы не терять время (копирую дату прошедшего дня и исправляю на текущую дату). Заношу ее напротив строчки с записью о продолжительности ночного сна. Затем, когда делаю недельный отчет, копирую дату во все остальные записи данного дня.

Соответственно, одно занятие – это одна строчка в табличке.

Для людей, работающих с разными проектами, будет иметь смысл добавить колонку Проект (после Подкатегории, перед Занятие). Это позволит в будущем легче проводить сравнения затрат времени на схожие проекты. Оценивать «эффект опыта» (снижение затрат времени в случае повторных проектов).

Я веду свой учет в электронном файле Excel, т.к. Excel обеспечивает высокую гибкость для последующего анализа данных. При этом записи в файл Exel можно делать прямо в смартфоне, который всегда под рукой. Использую Polaris Office для Android. То же самое можно делать в любой другой офисной программе (QuickOffice…)  или с помощью специальных приложений по учету времени, которых все больше и больше (зачастую они предоставляют возможности экспорта в csv-файл). Но мне привычней в Excel. Есть занятия, которые делаешь регулярно, и тогда достаточно сделать Копировать-Вставить и не вводить всё заново, что экономит время. В принципе, думаю, у специальных приложений должна быть функция «повторить операцию».

Когда проходит неделя, я открываю файл на настольном компьютере, переношу недельные записи в файл текущего года и делаю все необходимые действия по обработке и анализу данных (полчаса на обновление сводной таблицы и диаграмм, полчаса на выводы и определение планов на следующую неделю). Подробно об этом я напишу в одном из следующих постов.

Как часто делать записи учета времени?

Первое время я старался заносить каждое занятие сразу или как только появлялась возможность - чтобы сформировать привычку и быть более точным в указании количества времени. Занесение сразу помогает быть осознанным и легче переключаться с одного дела на другое: закончил занятие, занес в табличку, приступил к следующему!

Сейчас я обычно заношу данные в табличку минимум 2 раза в день, восстанавливая события по памяти. Чаще всего делаю это утром по дороге на работу, и вечером по дороге домой. Очень скоро появляется чувство времени, когда ты можешь оценить, сколько длилось то или иное занятие. Также появляется привычка отмечать в уме, когда началось и закончилось то или иное событие: собрание, обед, приход и уход с работы, тренировка и т.п. После этого восстанавливать события в памяти легко. При этом по возможности я и сейчас стараюсь не ждать вечера! 

Сколько времени занимает учет?

Обычно мне требуется 10-15 минут утром и 15-20 минут вечером. Утром меньше, т.к. можно просто Скопировать-Вставить какие-то регулярные занятия, которые бывают перед отходом ко сну и утром после пробуждения (молитва, душ и чистка зубов, одевание, дорога на работу...). Вечером нужно больше времени, особенно когда день был насыщенным на события или накопилась усталость.

Вот и все: 30 минут в день, 3:30 в неделю. В прошлом я мог провести столько времени перед телевизором, скачанным сериалом или в интернете/соц. сетях за один вечер! Но, ведя учет времени, постоянно помнишь, что в жизни есть куда более интересные вещи, которыми хочется заниматься, и на которые так необходимо столь драгоценное и ограниченное время!

Следующий пост будет содержать несколько рекомендаций, которые помогут успешно сформировать привычку учета времени.